Un software di gestione delle flotte aziendali per ridurre i costi del parco veicoli

By Redazione 3 mesi agoNo Comments
Home  /  Rassegna Stampa  /  Un software di gestione delle flotte aziendali per ridurre i costi del parco veicoli

Un software di gestione delle flotte aziendali è un elemento essenziale alla riduzione dei costi di gestione del parco auto dell’azienda. Questo il risultato di un’indagine Proveco, svolta su un campione statisticamente significativo di 20 aziende clienti.

In effetti quando si parla di flotte veicoli, in molti casi si parla di una voce di costo rilevante nell’economia dell’azienda. Per di più il gestirla comporta affrontare spesso complesse problematiche, incertezze e molte variabili da considerare. Per tenere tutto sotto controllo occorre un impegno continuo e attento.

Nell’affrontare l’argomento con i responsabili delle varie aziende ed enti nostri clienti, spesso ci è stata riportata una difficoltà nell’analisi dei costi di gestione del parco veicoli e nella loro razionalizzazione, perché le informazioni derivavano da fonti diverse, talvolta estemporanee, e le decisioni prese sulla base di dati parziali e non organici rischiavano di non essere le migliori possibili.

In pratica, senza gli adeguati strumenti non si riescono ad avere i risultati desiderati, i costi non possono essere controllati attentamente e l’efficienza non può essere ottimizzata.

Ma un salto di qualità è possibile,  adottando un sistema informatizzato integrato per la gestione delle flotte dei veicoli aziendali. In oltre vent’anni di esperienza abbiamo analizzato numerose e diverse situazioni e abbiamo verificato che, con l’implementazione di soluzioni informatiche ben progettate, si ricava subito valore dai dati: le informazioni vanno ad integrarsi fra di loro, sono immediatamente disponibili a livello aziendale e possono essere utilizzate da più punti di vista. Il patrimonio di conoscenza si incrementa con continuità e diviene un prezioso know-how aziendale.

Per nostra esperienza, ogni azienda ha caratteristiche ed esigenze diverse e di conseguenza l’obiettivo sul quale sono focalizzati i singoli gestori ha spesso connotazioni particolari. Da qui la necessità di configurare e adeguare la soluzione informatica per risolvere queste specifiche esigenze.

Le necessità che si incontrano più frequentemente nella gestione efficiente del parco auto possono essere riassunte così:

  1. OTTIMIZZARE LA DISTRIBUZIONE DELLA FLOTTA EVITANDO SIA CARENZE CHE ESUBERI DI VEICOLI. Spesso il primo importante risultato è che la flotta viene censita perfettamente nella sua composizione, stato, assegnazione e dislocazione. I dati possono essere esaminati sotto più punti di vista, verificando, ad esempio, se ci sono veicoli che restano spesso inutilizzati.
  2. RESPONSABILIZZARE IL PERSONALE. Il solo sapere che esiste un preciso sistema di controllo, porta automaticamente ad un maggiore corretto utilizzo dei veicoli e stimola, in particolare, gli assegnatari alla cura responsabile dei propri mezzi.
  3. CONTROLLARE LE SCADENZE. Un immediato risultato successivo è la possibilità di seguire con sicurezza tutte le scadenze contrattuali, tecniche e fiscali. Piani preliminari e metodi di avviso automatico evitano che qualcosa possa sfuggire: sappiamo bene che a volte dimenticare una scadenza in questo settore può essere un grave problema.
  4. CONTROLLARE I COSTI. Un buon sistema di gestione informatizzata permette di valutare sia i costi puntuali che il loro andamento. Anche in questo caso i vantaggi emergono sotto diversi punti di vista. Per esempio, si può rispondere con certezza alla domanda: “Per queste tipologie di veicoli e per questa tipologia di realtà e di gestione è più conveniente il noleggio o l’acquisto?”. Qualunque sia la risposta i vantaggi poi continuano durante la gestione.
  5. VERIFICARE I CONTRATTI DI RENTING. Per le flotte a renting è importante il monitoraggio dei contratti per evidenziare eventuali necessità di riparametrizzazione o di rotazione di veicoli, occorre controllare la correttezza delle fatturazioni e verificare di non cadere in sovrapprezzi e penali. E’ utile poi ottenere precisi report finanziari sia sui contratti di noleggio già stipulati sia sulle diverse ipotesi di rinnovo di questi.
  6. GESTIRE MANUTENZIONI E RIPARAZIONI. Per le flotte di veicoli di proprietà può essere interessante monitorare con attenzione l’esecuzione delle manutenzioni programmate: si riducono i guasti e, con costi più contenuti, si ottiene una flotta più efficiente. Importante è poi tenere sotto controllo i costi delle singole riparazioni e, soprattutto, verificare sempre la validità delle scelte aziendali: convenzioni con fornitori, officina interna, ecc.
  7. CONTROLLARE I CONSUMI CARBURANTE. In ogni caso è importante il controllo dei rifornimenti, ora più che mai con l’emergere di una particolare attenzione a limitare le emissioni. I veicoli hanno un consumo medio corretto di carburante, usano un determinato tipo di carburante ed hanno una capacità di serbatoio. La gestione informatizzata evidenzia subito tutti i rifornimenti irregolari rispetto a questi parametri e propone una verifica: si tratta, ad esempio, di un importo sbagliato in fattura oppure di un rifornimento improprio oppure ancora di una situazione particolare ma in realtà corretta?
  8. TRATTARE CON I FORNITORI. Sia per flotte a renting che di proprietà oppure a leasing, è comunque utile valutare con i fornitori i prodotti ed i servizi necessari partendo da informazioni ben documentate. Confronti e storici, uniti a statistiche esatte, consentono migliori trattative. La disponibilità dei propri dati su di un proprio sistema informativo migliora poi le possibilità di controllo e rende più indipendenti dai singoli fornitori.
  9. AMMINISTRARE LA CAR POLICY. Talvolta l’attenzione è stata posta sulla corretta applicazione della car policy. Ad esempio per l’assegnazione di una corretta tipologia di veicolo, per il calcolo di eventuali extra, per l’applicazione di metodiche particolari, per ottimizzare prenotazioni e utilizzo dei veicoli in pool.
  10. SCAMBIARE DATI CON ALTRI STRUMENTI INFORMATIVI.I risultati offerti dal sistema informativo gestionale vengono esaltati tutte le volte che si riesce ad integrarlo con altri strumenti software e/o hardware. In questo modo il gestionale diventa collettore, organizzatore e controllore delle informazioni provenienti da ambiti diversi e le informazioni circolano in modo automatizzato secondo le logiche prefissate dall’azienda.

Da questa dettagliata analisi si deduce che un sistema informativo integrato per la gestione della flotta veicoli permette:

  •  interfaccia guidata e omogenea
  •  suddivisione dei compiti e ruoli attraverso profili utente
  •  uniformità nella codifica dei dati
  •  condivisione e integrazione dei dati
  •  semplificazione della comunicazione fra le diverse funzioni aziendali
  •  disponibilità facile ed immediata di dati sempre aggiornati
  •  controllo dei costi grazie a pianificazioni e controlli
  •  monitoraggio impegni e scadenze
  •  pianificazione delle attività
  •  reportistica per la misurazione e il controllo dei processi
  •  disponibilità dei dati storici e delle loro analisi
  •  maggiore forza contrattuale e indipendenza dai propri fornitori
  •  efficienza e affidabilità
  •  sicurezza e continuità grazie ai servizi di assistenza e aggiornamento
  •  interazioni con software e dati aziendali e/o di terze parti
  •  interazioni con apparecchiature installate sui veicoli

Come già detto, ogni azienda ed ogni flotta ha problematiche diverse ed a volte particolari, in tutti i casi, però, i risultati di controllo dei costi ed ottimizzazione dell’utilizzo dei veicoli si ottengono secondo tre precise fasi:

  1. AVVIAMENTO E MESSA A REGIME: ELIMINAZIONE DELLE ANOMALIE. Si risolvono le problematiche più importanti e vengono illuminate le “zone d’ombra” che spesso offuscano anche le più corrette gestioni (consuetudini migliorabili, aspetti trascurati, situazioni di dolo o incuria, ecc.).
  1. UTILIZZO OPERATIVO: OTTIMIZZAZIONE DELLA GESTIONE. Si raggiungono gli obiettivi e si ottimizzano le attività. La gestione si svolge secondo metodiche regolarmente organizzate e non più secondo la buona volontà dei singoli verifiche sui noleggi indipendenti dai fornitori, controllo scadenze, evidenziazione anomalie, automatizzazione processi.
  1. MATURITA’ DEL SISTEMA: ATTUAZIONE DELLE SCELTE STRATEGICHE. Una volta consolidate le procedure e costituita una base dati sempre più completa nel tempo, si raggiunge l’ulteriore risultato di poter effettuare le scelte strategiche sulla scorta di informazioni documentate e certe (dati storici, report, simulazioni, pianificazioni, confronti su dati certi, evoluzioni.

A questo punto il software ha dispiegato tutte le sue potenzialità più importanti e abbiamo avuto accesso a tutti i benefici che questo può permettere: automatizzare e velocizzare le attività routinarie, organizzare le informazioni chiave per operare con efficacia e tempestività, scegliendo per il meglio.

La soluzione software MAP è diventata così un sistema aggiornato e aperto alle evoluzioni del mercato e alle richieste dei clienti. Quanto sopra esposto non proviene quindi solo da studi e da analisi teoriche, ma dall’aver toccato con mano le problematiche reali di centinaia di parchi e dall’avere cercato di aiutare i clienti a trovare le soluzioni adeguate alle loro esigenze e aspettative.

Per questo MAP è stato riconosciuto da una recente analisi effettuata da un’azienda milanese il leader indiscusso sul mercato italiano con oltre 170 installazioni attive.

Un sistema sicuro e referenziato che ha visto transitare in 30 anni di storia 100.000 veicoli di aziende ed enti diversi per struttura, tipologia e dimensione: Benetton, Lavazza, L’Oréal, Mukki Latte, Gewiss, Rentokil, Olio Carli, Max Streicher e molte altre e ancora presso Comuni (Torino, Firenze…), Asl/Ats (Bologna, Forlì, Mantova…) e Aziende di Pubblici Servizi (Alperia, Amat…).

Abbiamo visto partire con il nostro software progetti per i parchi veicoli più eterogenei: da alcune decine a molte migliaia di veicoli. Flotte di proprietà, a noleggio, autoveicoli, mezzi pesanti in sede unica, flotte distribuite sul territorio: nel corso degli anni Proveco ha affrontato con il proprio software le problematiche di gestione di ogni parco veicoli, garantendo ai clienti significativi risultati economici e operativi.

Volete scoprire quali vantaggi porterebbe alla vostra azienda un software per la gestione della flotta aziendale? Contattateci e avrete un esperto a vostra disposizione per studiare il vostro caso e proporvi la soluzione più adatta, confezionata su misura della vostra azienda e del vostro parco veicoli.

Category:
  Rassegna Stampa
this post was shared 0 times
 200
About

 Redazione

  (10 articles)

Leave a Reply

Your email address will not be published.

Questo sito usa cookie, anche di terze parti. Continuando sul sito o cliccando su 'Accetta' , acconsenti al loro uso. Più info

Questo sito utilizza i cookie per fonire la migliore esperienza di navigazione possibile. Continuando a utilizzare questo sito senza modificare le impostazioni dei cookie o clicchi su "Accetta" permetti al loro utilizzo.

Chiudi