MAP – Gestione Autoparco è il sistema informativo completo e multifunzionale espressamente dedicato alla gestione di autoveicoli e di mezzi pesanti di proprietà, a noleggio, in leasing o fleet management e si propone come uno strumento di programmazione e analisi delle attività di gestione e di controllo del parco mezzi.

Il software consente la gestione dei veicoli e delle attrezzature, permette di tenere sotto controllo le assegnazioni dei mezzi, i contratti, i pagamenti, le scadenze, le manutenzioni e le uscite, agevola la gestione dei rifornimenti di carburante e permette di monitorare tutti i costi tramite report di valutazione.

MAP consente di rilevare tempestivamente l’intera attività e di individuare le aree di risparmio, garantendo ordine amministrativo e visibilità dei processi. L’utilizzo costante del software aiuta ad incrementare le prestazioni di efficienza e di redditività nella gestione quotidiana del servizio e a valorizzare il proprio parco mezzi nel tempo.

La struttura modulare consente di configurare il software con estrema flessibilità, garantendo un investimento su misura per le differenti necessità e per le varie fasi di attuazione, senza escludere ampliamenti futuri.

Modulo principale.

Schede identificative e descrittive, dati amministrativi, tecnici, fiscali, costi e scadenze.
Permette l’inserimento dei dati identificativi, delle informazioni di base (targa, n° mezzo, tipo veicolo, assegnazioni, status, ecc.) e di tutti i riferimenti necessari per la gestione di dati amministrativi (acquisto e ammortamenti, o noleggio e canoni, immatricolazioni, ecc.), dati descrittivi e tecnici (libretto di circolazione, allestimenti, ecc.) e scadenze amministrative e operative (assicurazioni, tassa di proprietà, revisioni, permessi, ecc.) con i relativi importi. Inoltre altre schede riepilogano specifici argomenti riferiti al veicolo d’interesse (costi sostenuti ripartiti per tipologia, storico degli eventi, ecc.).

Modulo gestione contratti (acquisto, noleggio, leasing, fleet management).

Gestisce tutti i riferimenti e i dati relativi ai contratti che vengono stipulati con i fornitori dei veicoli:

• Contratti di acquisto (fornitori, importi, sconti, riferimenti amministrativi, ecc.)
• Contratti di noleggio (fornitori, riferimenti amministrativi, condizioni e clausole, riparametrizzazioni, ecc.).
• Contratti di leasing (fornitori, riferimenti amministrativi, condizioni, ecc.).
• Contratti di fleet management (fornitori, riferimenti amministrativi, accordi e condizioni, ecc.).

Il modulo consente di effettuare simulazioni finanziarie e pianificazioni, prospetta l’impegno finanziario dei contratti in essere, gestisce la car policy aziendale, permette il calcolo dei fringe benefit e dei rimborsi chilometrici, importa i dati delle fatturazioni dei fornitori e ne controlla la congruità.

Modulo attrezzature e mezzi speciali (veicoli pesanti, veicoli attrezzati).

Gestisce le attrezzature sia in modo indipendente dai veicoli sui quali sono installate che in abbinamento a questi. In questo ultimo caso è disponibile lo storico delle installazioni e delle giacenze per non utilizzo.
Per ogni attrezzatura è possibile riepilogare i costi e controllare le scadenze amministrative e manutentive.

Modulo pratiche (incidenti, multe, furti, spese varie, alienazioni).

Permette di gestire in modo completo tutte le pratiche di incidenti, di multe, di furti del veicolo o sul veicolo, di spese varie e di alienazioni.

Modulo consumi carburanti (pompe interne e distributori esterni).

Consente la registrazione degli approvvigionamenti dei carburanti. Il programma può interfacciarsi e interagire con l’erogatore interno (gestione del carico dei serbatoi ed eventuale collegamento alle pompe per l’acquisizione automatica dei dati) o con distributori esterni (gestione buoni, fuel card, acquisizione automatica dei dati provenienti dalle compagnie petrolifere). I rifornimenti acquisiti sono ripartiti ed addebitati secondo le varie competenze. Verifica in modo automatico i dati importati (targa inesistente, duplicati, incoerenze sul chilometraggio, capienza serbatoio, ecc.).

Modulo riparazioni (officina interna, magazzino ricambi, officina esterna).

• Le riparazioni effettuate presso l’officina interna prevedono l’introduzione dei dati di accettazione (veicolo, stato, data e ora consegna, nominativi, tipo intervento richiesto, ecc.), dei dati relativi alle lavorazioni (data, lavori eseguiti, personale utilizzato, ricambi e manodopera, scostamento, ecc.) e infine dei dati di chiusura commessa (chiusura tecnica, chiusura economica, stato, riepilogo costi parziali e totali, ecc.). E’ prevista la possibilità di collegamento a software esterno per la gestione del magazzino ricambi.
• Le riparazioni effettuate presso le officine esterne prevedono l’introduzione dei dati di accettazione (veicolo, stato, data e ora consegna, nominativi, tipo intervento richiesto, ecc.), dei dati relativi alle lavorazioni (fornitore, data consegna e restituzione, lavori eseguiti, ricambi e manodopera, scostamenti, riferimenti a ordine e fattura, ecc.) e infine dei dati di chiusura commessa (chiusura tecnica, chiusura economica, stato, nominativi, riepilogo costi parziali e totali, ecc.).

E’ prevista la stampa personalizzabile dei fogli di lavoro, la gestione delle attrezzature installate, la definizione e il controllo delle manutenzioni programmate secondo diversi indicatori e parametri, l’archivio dei tempari e dei prezzari standard per le varie operazioni, lo storico degli interventi eseguiti, ecc.

Modulo manutenzioni programmate.

Permette di definire la programmazione e la periodicità, secondo diversi parametri (km, mesi, ore di lavoro, cicli, ecc.), delle manutenzioni necessarie a garantire l’efficienza e il prolungamento della “vita utile” della flotta aziendale. Ogni manutenzione programmata è descritta nelle varie operazioni che la compongono ed è abbinata alla tipologia di veicolo a cui corrisponde. L’approssimarsi delle scadenze previste viene segnalato automaticamente dal programma che invia ai diretti interessati apposite e-mail.

Modulo prenotazioni, movimenti e addebiti mezzi (veicoli a guida libera).

Permette la gestione dei veicoli non assegnati a disposizione del personale per particolari necessità. Il modulo prevede il controllo delle disponibilità, la prenotazione (nominativo, date e durata, tipologia di veicolo richiesto, ecc.), l’assegnazione automatica, la registrazione del viaggio (date, ore, chilometri, motivo, ecc.) e l’addebito sul centro di costo (costi veicolo, costi personale, costi connessi, ecc.). Il modulo si può inoltre interfacciare con sistemi e attrezzature per il rilevamento di transiti e posizioni (es.: varchi attrezzati con TAG, sistemi GPS, ecc.) e con apparecchiature di bordo dalle quali può acquisire automaticamente informazioni di viaggio.

Modulo analisi costi e utilizzo.

Consente la verifica dello stato della flotta nella sua globalità o nel dettaglio (es.: singolo veicolo, centri di costo, divisioni, aziende, ecc.). Analizza andamenti ed evoluzioni, evidenzia situazioni anomale e scostamenti e documenta con dati certi analitici e sintetici (costi, consumi, emissioni inquinanti, parametri di utilizzo della flotta).

La flessibilità e la modularità del software lo rendono rispondente alle esigenze di qualsiasi Società o Ente che gestisca un parco mezzi, indipendentemente dalla tipologia e dalla dimensione.

MAP è specifico per la gestione di:

• Autoparco di proprietà
• Flotte a noleggio, a renting, in leasing, o fleet management
• Autoveicoli e mezzi pesanti
• Flotta dislocata sul territorio

Le aree interessate:

• Amministrativa (consistenza, scadenze, ecc.)
• Tecnica (riparazioni, movimento, ecc.)
• Controllo di gestione (ripartizioni, addebiti, ecc.)
• Direzione (valutazioni, scelte strategiche)

I vantaggi conseguiti con l’utilizzo di MAP sono un netto miglioramento della qualità delle operazioni, grazie anche alla riduzione degli errori e al significativo aumento della produttività, che deriva dalla contemporaneità tra le informazioni processate dal sistema e l’esecuzione dell’attività stessa.

MAP consente un controllo mirato e continuativo della flotta, garantisce affidabilità e sicurezza costante dei veicoli e offre concrete opportunità di risparmio, in termini economici, gestionali ed organizzativi.

• Permette di conoscere con esattezza la composizione e la distribuzione dei costi, in forma analitica e sintetica, sia per tipologia di spesa che per servizi e centri di costo.
• L’estrazione dei dati utili e i report di valutazione facilitano le decisioni , gli interventi e le scelte strategiche basandole sull’uso di dati storicizzati.
• Gestisce e controlla tutte le scadenze e sfrutta al massimo le possibilità di risparmio.
• La migliore definizione e pianificazione degli acquisti e dei noleggi, i controlli e le verifiche consuntive, supportano nel controllo dei costi e permettono risparmi con la scelta del contratto più vantaggioso.
• Calcola in maniera immediata i reali costi di utilizzo dei mezzi.
• Analizza la composizione del parco mezzi in termini di ecocompatibilità e riduzione dei consumi.
• Controlli specifici evidenziano situazioni di dolo e incuria.
• Riepiloghi e verifiche migliorano la forza contrattuale con i fornitori e le compagnie di assicurazione.
• Sono evidenziati eventuali scostamenti dei consumi di carburante rispetto ai consumi standard.
• La pianificazione delle operazioni permette di distribuire il carico di lavoro sia sui mezzi che sulle risorse impiegate.
• Risparmi certi sui costi di riparazione con la verifica degli interventi di manutenzione, della frequenza, dei tempi di lavorazione, dei preventivi, ecc.
• Programmare correttamente i controlli e gli interventi di manutenzione migliora la disponibilità e l’affidabilità dei veicoli.

MAP consente di gestire, storicizzare ed integrare tutte le informazioni utili:

solo con un’attenta gestione è possibile avere le informazioni necessarie per mantenere i mezzi in condizione di essere utilizzati al meglio.

• Semplifica l’accesso alle informazioni importanti offrendo ottima visibilità su tutto il servizio, migliorando la capacità di rispondere al cambiamento del business.
• Fornisce report di massima trasparenza per la misurazione e il controllo dei processi aziendali.
• Consente di avere a disposizione, in forma completa e controllata, i dati di tutti i vari aspetti della gestione e migliora l’integrità dei risultati.
• Gestisce le informazioni dinamicamente rendendole fruibili in maniera chiara e attiva.
• Consente di raccogliere e analizzare tutti i dati relativi all’utilizzo dei mezzi.
• Evidenzia lo stato tecnico dei mezzi e suggerisce soluzioni pratiche.
• Facilità le attività di controllo, le procedure di sicurezza e la velocità d’intervento.
• Mantiene i veicoli nelle migliori condizioni operative, migliorandone l’affidabilità ed evidenziando eventuali fermi macchina eccessivi.
• Gli impegni e le scadenze sono monitorate.
• Permette di controllare i veicoli disponibili, la loro prenotazione e i riepiloghi dei movimenti effettuati.
• Ottimizza la gestione delle attrezzature e degli allestimenti dei mezzi speciali/veicoli pesanti.
• Velocizza le funzioni operative, gestionali e burocratiche.
• La struttura modulare consente la definizione di profili utente differenziati anche all’interno della stessa realtà.
• L’utilizzo del software riduce i problemi legati alla condivisione dei file e semplifica le comunicazioni fra le diverse aree interessate.
• L’interoperabilità verso altri sistemi aziendali, l’adattamento a qualsiasi ambiente tecnologico e il recupero automatico di dati già memorizzati su altre procedure agevolano il flusso delle informazioni.

Il software MAP è progettato per soddisfare le esigenze di realtà Aziendali, Enti Pubblici e Privati, per ottimizzare le fasi di gestione, ridurre le anomalie e i costi e monitorare costantemente la flotta veicoli.

La soluzione MAP, grazie al valore aggiunto dell’esperienza, permette da anni di migliorare la qualità del servizio autoparco.

MAP vanta numerose installazioni sul mercato italiano. Un traguardo raggiunto insieme agli utenti finali, in un percorso che ha visto Proveco lavorare fianco a fianco nel conquistarsi la fiducia e la stima di numerose ed importanti aziende ed enti su tutto il territorio nazionale.

Il software MAP integra le informazioni provenienti da strumenti installati sui veicoli (box con chiavi elettroniche e/o badge) e con TAG e GPS.
Inoltre può interagire con i più importanti software ERP (es.: SAP) e con altri prodotti già esistenti.

Proveco è da molti anni sponsor ufficiale del convegno “Flotte” organizzato da IIR

Il software MAP è registrato e approvato tra i prodotti del mercato elettronico

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