Vi aiutiamo a controllare gli asset

Con un numero sempre maggiore di dispositivi mobili usati ogni giorno dalle aziende e un traffico dati in costante aumento, le imprese fronteggiano ormai una nuova sfida gestionale ancora troppo spesso sottovalutata ma potenzialmente capace di incidere significativamente sulla performance economica. La gestione degli asset telefonici (terminali, SIM, tablet, router , Internet Key) si impone all’attenzione delle imprese come un’esigenza spinta non solo dal numero crescente dei dispositivi connessi in rete – sempre più evoluti, intelligenti e integrati con i sistemi informativi che ne raccolgono i dati – ma anche dalla frammentarietà di profili tariffari in continuo aggiornamento, che spesso rendono difficile il compito dell’amministratore che ne voglia valutare l’effettiva convenienza e rispondenza alle politiche di utilizzo. A questo scopo sono nate soluzioni dedicate (spesso indicate con l’espressione “Mobile Asset Management software“) concepite per controllare e analizzare i costi telefonici in maniera semplice e intuitiva. In Proveco, sostanzialmente, l’incentivo a sviluppare un software dedicato è pervenuto direttamente dalle richieste dei clienti che già utilizzavano una nostra soluzione per la gestione degli asset più ‘pesanti’, come gli automezzi della propria flotta aziendale, gestita con Proveco MAP. Ma cos’è un Mobile Asset Management software? Cosa fa e quali benefici garantisce a un’azienda?  continua a leggere per scoprirlo… Un software di gestione degli asset telefonici come il nostro Smart DAS, in pratica, è una soluzione che offre uno strumento prezioso per la gestione economica dei terminali e delle SIM, consentendo di monitorare i costi fissi e i consumi, e rilevando facilmente anomalie altrimenti difficili da evidenziare. E’ immediatamente evidente come lo strumento si distingua da un sistema di Mobile Device Management, strumento più strettamente tecnico, dedicato all’applicazione di policy in merito alla sicurezza dei dati o del software di sistema. Una soluzione gestionale si distingue da quest’ultima per il supporto alle decisioni strategiche operate dall’azienda, soprattutto attraverso gli strumenti di analisi dei costi storici e di previsione dei costi in base alle tariffe.  Con funzionalità di automazione nell’importazione delle fatture, il reparto gestionale può infatti avere sempre a disposizione una panoramica dei costi telefonici, suddivisibili per tipologia, reparto, centro di costo e molto altro.  La possibilità, inoltre, di effettuare facilmente simulazioni di spesa sulla base di diverse tariffe offre poi uno strumento prezioso al momento di scegliere tra diversi piani tariffari o valutare l’opportunità di aggiornare un profilo tariffario esistente. In termini di performance gestionale la nostra esperienza ha dimostrato come una soluzione integrata offra all’azienda vantaggi immediati in termini di risparmio di tempo e di denaro, liberando il reparto amministrativo dall’incombenza di immettere dati manualmente e garantendo al tempo stesso percentuali di errore estremamente ridotte. Come sempre, infine, facilità d’uso, personalizzazione e versatilità sono unite alla particolare facilità di implementazione offerte dai software accessibili via web ed erogati come servizi in abbonamento.  Libertà dall’infrastruttura informatica necessaria, leggerezza dell’investimento richiesto, accessibilità da diverse sedi e da ogni dispositivo: sono alcuni tra i vantaggi salienti che, uniti alla versatilità e potenzialità del software, fanno di una soluzione software di gestione degli asset telefonici come Smart

Valorizzare il Patrimonio Immobiliare Pubblico oggi rappresenta una delle sfide più importanti affrontate dalle pubbliche amministrazioni. Comuni ed enti locali, in particolare se di dimensioni medio-grandi, contano spesso un ampio patrimonio di immobili ma difficilmente possono vantare una gestione trasparente ed economicamente efficace di un asset così strategico. Al contrario, più di una volta negli ultimi anni i media hanno messo in luce casi di inefficienza talmente paradossali da sollevare vere e proprie ondate di indignazione pubblica, comprensibili in un Paese costretto ad affrontare i sacrifici imposti da una lunga fase di difficoltà economica. E’ quindi naturale che per comuni ed enti pubblici stia emergendo la necessità di una gestione patrimoniale trasparente – primo requisito di ogni politica sociale equa – ed efficiente, capace di garantire l’ottimizzazione dei costi e dei ricavi legati al proprio patrimonio immobiliare. In questo senso la politica economica prosegue sistematicamente una tendenza complessiva, spingendo le pubbliche amministrazioni locali a una gestione patrimoniale che adotti pratiche gestionali sviluppate dalle aziende nell’ambito del Property & Asset Management. Ogni amministrazione pubblica, infatti, è ormai tenuta a trasmettere al Dipartimento del Tesoro del Ministero dell’Economia e delle Finanze un elenco dei propri beni immobili, aggiornato ai valori di mercato, per la redazione del rendiconto patrimoniale delle Amministrazioni Pubbliche, come stabilito dalla legge finanziaria 2010 (l. 23 dicembre 2009, n. 191, art. 2, comma 222; decreto attuativo D.M. 30 luglio 2010). Comuni ed enti locali sono quindi investiti di una responsabilità amministrativa importante e rischiano inadempimenti gravi, fino alla segnalazione alla Corte dei Conti da parte delle Agenzie del demanio o del Dipartimento del Tesoro. Ma cosa significano termini come Asset Management e Property Management nel campo della Pubblica Amministrazione? Semplificando un po’ potremmo dire che indicano due momenti complementari dell’attività di gestione di una risorsa complessa e fondamentale come il patrimonio immobiliare. Se il Property Management è un’attività che comprende la gestione delle funzioni operative quotidiane – di routine – legate a un bene immobile, l’Asset Management è invece un’attività più complessa che riveste una funzione a lungo termine e che comporta strategie per ottimizzare il rendimento finanziario di quel bene. Attività entrambe fondamentali per la gestione di un bene comune importante come gli immobili pubblici, sulle quali giustamente il legislatore chiama alla responsabilità gli enti preposti, che impongono alle amministrazioni l’adozione di strategie e di strumenti gestionali adeguati al compito. Se ogni strategia comporta innanzi tutto una visione complessiva ed aggiornata della propria situazione, è naturale che il primo passo sia – nel nostro caso – il censimento e la rendicontazione degli immobili che costituiscono il patrimonio di ciascun ente. Si è dato spesso il caso, nel passato, di amministrazioni che non conoscevano realmente l’entità, la composizione, lo stato del proprio patrimonio immobiliare; risultando così impossibilitate a pianificarne efficacemente la gestione. Il portafoglio immobiliare anche di un singolo ente può effettivamente risultare complesso, includendo immobili diversi sia per natura che per funzionalità, ma la tecnologia informatica mette ormai a disposizione delle amministrazioni strumenti versatili e potenti, capaci di

Se hai un’impresa e un parco veicoli di qualche dimensione – non importa se a noleggio o di proprietà – nella gestione della flotta aziendale vale anche per te il celebre detto di W. Edwards Deming: “Senza dati sei solo un’altra persona con un’opinione.” Vero più che mai. Se vuoi che la forza dei fatti non ti sorprenda al momento del bilancio, rivelando i costi nascosti nelle pieghe di una gestione disorganizzata, magari sparsa tra fogli di calcolo artigianali e scollegati, hai bisogno di una visione d’insieme e degli strumenti adatti a controllare e prevedere le spese connesse alla gestione dei veicoli aziendali. In questo blog ci siamo già soffermati alcune volte sull’importanza di avere strumenti efficaci per ottimizzare la gestione della flotta aziendale. In Proveco ci occupiamo di progettazione di software gestionale da 30 anni, e abbiamo sviluppato una certa esperienza aiutando decine di aziende a trarre il massimo dal proprio parco veicoli raggiungendo risparmi significativi in bilancio. Se stai cercando una soluzione per razionalizzare i costi di gestione della flotta veicoli possiamo consigliarti di leggere  questo articolo ma in effetti il succo della questione può essere riassunto efficacemente in un capitolo fondamentale: l’importanza dei dati. Avere la certezza di una gestione del parco veicoli oculata, efficace e – in una parola – senza brutte sorprese comporta il controllo di numerosi parametri eterogenei: il costo di acquisto o di noleggio dei veicoli, le spese assicurative, i consumi di carburante, l’usura dei mezzi  e le relative spese di manutenzione, gli stili di guida degli utenti, le sanzioni…C’è di che perdere la bussola, vero? Vero e lo sappiamo. Se mettere in campo una politica d’uso dei veicoli aziendali è indispensabile per una gestione economicamente razionale della flotta, è altrettanto vero che capire come e dove questa politica fallisce non è un’impresa facile. Non lo è affatto, senza gli strumenti messi a disposizione dalle soluzioni gestionali più evolute. Nella pratica un software di gestione della flotta veicoli è ormai una piattaforma online, accessibile ovunque, spesso fornita come un servizio (quel che si dice SaaS, Software as a Service) e quindi alla portata di qualsiasi azienda, senza richiedere grandi investimenti iniziali. Una soluzione capace di centralizzare tutte le informazioni relative al parco veicoli di un’azienda e renderle disponibili per l’elaborazione delle scelte strategiche e della loro verifica. Dai dati di utilizzo dei veicoli ai consumi, dalle manutenzioni programmate o straordinarie, dai costi fiscali o assicurativi fino ai dati sui percorsi il tuo sistema informativo gestionale è un cervello che custodisce informazioni chiave per analizzare la realtà quotidiana della flotta, il suo utilizzo reale, e per elaborare gli scenari futuri più realistici. Insomma, non solo i dati raccolti dal sistema potranno rivelare dove le previsioni possano dimostrarsi errate – mettendo in luce anomalie, sprechi o mancate ottimizzazioni – ma potranno suggerire i correttivi più opportuni sulla base dello storico analizzato dall’applicazione. La capacità di un software dedicato nel gestire dati sparsi tra fonti diverse, rendendoli facilmente accessibili e controllabili costituisce uno strumento insostituibile, sia per una piccola

Parlando di mobilità aziendale, la sovrapposizione del termine fleet manager al meno diffuso mobility manager segnala non tanto una semplice incertezza quanto una vera e propria incomprensione della diversa prospettiva in cui i due ruoli si trovano coinvolti. Certo, nel vasto campo della mobilità aziendale la gestione della flotta veicoli resta pur sempre l’articolazione più centrale;  com’è logico che sia, date le risorse impegnate e l’impatto che la gestione del parco automezzi può avere sul bilancio di un’azienda. Tuttavia l’emergere di nuove soluzioni tecnologiche e la giusta pressione verso la responsabilità sociale delle aziende a contribuire alla riduzione e razionalizzazione del traffico veicolare spingono nella direzione di un cambio di prospettiva che, nel nostro Paese, si rivela ancora piuttosto lento. Sappiamo tutti che il numero di veicoli coinvolti negli spostamenti casa-lavoro contribuisce largamente al traffico cittadino e, contestualmente, al tasso di inquinamento atmosferico dei nostri centri urbani. Sono ormai vent’anni che la legge – con il decreto ‘Ronchi’ del Ministero dell’Ambiente del 28 Marzo 1998 – investe direttamente le aziende della responsabilità sociale di individuare una figura responsabile della riduzione dei mezzi di trasporto individuale coinvolti negli spostamenti casa-lavoro e nella conseguente riduzione del traffico veicolare. Il decreto Ronchi ha istituito per legge la figura del ‘responsabile della mobilità aziendale’, il mobility manager, ma dopo venti anni di esercizio possiamo tranquillamente dire che il percorso è poco più che cominciato. Certo, la legge spinge le imprese a prendersi carico di una responsabilità sociale che non sembra non coincidere immediatamente con l’interesse aziendale; ma nel corso degli anni diverse misure incentivanti si sono susseguite per stimolare le aziende ad adeguarsi, con il risultato di diverse centinaia di aziende – soprattutto di medie e grandi dimensioni – allineate con una figura professionale dedicata. L’esperienza maturata in questi anni dalle imprese che hanno, per così dire, aperto la strada ci induce peraltro a sottolineare come la razionalizzazione degli spostamenti e dei veicoli in essi coinvolti stia portando benefici non solo alla collettività ma alle aziende stesse e ai loro dipendenti. La gestione efficace di una flotta aziendale è di per sé un’attività piuttosto complessa, che richiede il controllo su numerosi fattori eterogenei. Su queste pagine ce ne siamo occupati in diverse occasioni, fornendo alcuni consigli per la gestione o spiegando i vantaggi di adottare un software integrato per la gestione del proprio parco veicoli. Dopo anni di una crisi prolungata che ha enfatizzato l’attenzione ai costi, con il corollario del ridimensionamento delle flotte, il settore sta cominciando una ripresa  segnata da una prospettiva più ampia e articolata, che si sposa con l’attenzione ecologica indicata dalla legislazione sulla mobilità aziendale. Le soluzioni per la mobilità dei dipendenti si stanno rinnovando, e la diffusione sempre maggiore di programmi aziendali di car sharing e car pooling impongono ai gestori delle flotte l’attenzione a parametri sempre più complessi. Cambiano le modalità di spostamento, cambiano le esigenze delle aziende e dei loro dipendenti e la gamma delle responsabilità di un gestore della flotta aziendale si estende conseguentemente, stimolando

Il car sharing aziendale è una soluzione sempre più interessante in un settore  al culmine di una fase di grande cambiamento che sta portando a modelli sempre più flessibili e non-standard, capaci di rispondere ad esigenze spesso diverse e variabili per le singole aziende, persino momentaneamente. Sempre più spesso si impone, insomma, un approccio flessibile che ha porta a una diffusione crescente di modelli di corporate car sharing. I servizi di car sharing conoscono un crescente successo nel mercato consumer, ma si stanno imponendo all’attenzione delle aziende che vogliono far viaggiare i propri dipendenti in modo sicuro, efficiente e sostenibile, scegliendo soluzioni tecnologiche innovative. Collocare presso l’azienda una flotta dedicata di veicoli per l’uso condiviso tra i dipendenti è una soluzione capace di generare numerosi benefici economici e gestionali, non solo per la singola azienda, ma anche per la società e il nostro ambiente. Il Corporate Car Sharing consente alle aziende di ottimizzare la gestione della propria flotta e ridurre significativamente i costi legati alla flotta a lungo termine. Permette anche di offrire ai propri dipendenti una soluzione di mobilità attraente, grazie alla quale i dipendenti sono sempre mobili anche se non dispongono di un’auto aziendale e non devono utilizzare auto a noleggio o mezzi pubblici per viaggi di lavoro. In questo modo i dipendenti possono risparmiare non solo sui costi ma anche sui tempi. Naturalmente il problema più urgente per la maggior parte dei gestori di flotte è la riduzione dei costi, che è un’area in cui il car sharing può dare un contributo significativo. Il vantaggio più evidente è la capacità di ridurre le dimensioni della flotta, riducendo i costi dei veicoli in leasing. I dipendenti non avranno una propria auto, ma avranno comunque accesso ai veicoli del parco auto aziendale. Per alcuni dipendenti, sarà necessario un cambiamento culturale nel modo in cui pensano alle macchine aziendali, ma questi driver aziendali potrebbero essere conquistati dall’accesso a una gamma di marche e modelli nuovi e diversificati. Nel convertire una flotta auto aziendale a un modello di car sharing è necessario ipotizzare una fase di studio, per mettere a punto una strategia efficace che consenta di abbinare al risparmio l’effettiva copertura delle esigenze aziendali. Una fase necessaria ma semplice da gestire, a patto di utilizzare un sistema di gestione flessibile e articolato (vedi ad esempio il nostro MAP, software per la gestione della flotta veicoli), capace di garantire l’accesso a informazioni chiave sull’uso dei veicoli aziendali da parte dei dipendenti. Una volta studiato a fondo l’uso della propria flotta (missione facilmente alla portata dei gestori di flotte auto che abbiano adottato una soluzione software per la gestione, come Proveco MAP), i manager possono infine ridurre drasticamente, persino dimezzare, le dimensioni della propria flotta. Un sistema di car sharing può facilmente portare a ridurre anche i costi di gestione dei veicoli ad uso promiscuo. Una flotta grigia – composta da auto private di dipendenti e utilizzate per attività aziendali, con il dipendente rimborsato per i costi di chilometraggio attraverso compensi in

Alle prese con budget che si restringono progressivamente, le aziende devono fare sempre di più con meno. Mentre Internet e la telefonia evoluta possono indubbiamente fornire vantaggi in termini di produttività, l’incapacità di gestire efficacemente i crescenti costi telefonici significa che questi vantaggi possono essere rapidamente erosi. Il risparmio e l’ottimizzazione dei costi telefonici costituiscono ormai una delle priorità della gestione economica efficace di ogni azienda. Non solo aumentate esigenze di comunicazione e di connettività continua per i dipendenti spingono all’adozione di terminali ‘intelligenti’; anche la connessione in Rete di appliance sempre più diversificate e legate alla crescente espansione della cosiddetta Internet delle Cose (IoT) comportano un aumento costante delle SIM attive in molte aziende, con lo sgradito corollario di una gestione economica sempre più intricata. Con l’aumento delle SIM gestite, infatti, diventa sempre più complesso tenere sotto controllo le tariffe e le eventuali anomalie dei consumi. Le fatture non sono sempre facili da interpretare, le tariffe sono in costante aggiornamento, le variabili – insomma – sono troppo numerose perché vengano gestite a colpo d’occhio e consentano la necessaria rapidità di decisione. In Proveco, nel corso degli anni, abbiamo sviluppato una certa esperienza nella gestione degli asset aziendali più ‘pesanti’ – flotte auto e patrimoni immobiliari – e proprio su richiesta dei clienti abbiamo sfruttato questa competenza per creare una soluzione capace di venire incontro alle esigenze di una gestione economica efficiente anche degli asset ‘minori’ come SIM card, terminali telefonici e smartphone, tablet, router. SmartDas è una soluzione software pensata per gestire facilmente la telefonia aziendale (sim card, smartphone, tablet, notebook, internet key, router adsl, ecc.) e fornire tutti gli strumenti per tenere i costi telefonici sotto controllo, monitorando i contratti e le tariffe e analizzando automaticamente i consumi relativi ad ogni singola SIM o terminale. Effettivamente la prima chiave dell’importanza di una soluzione gestionale simile risiede nell’integrazione e nell’importazione automatica dei dati di consumo. Eliminata la necessità di inserimenti manuali con l’importazione automatica delle fatture, l’analisi dei costi diventa un’operazione ‘a portata di click’: i tempi sono abbattuti, le possibilità di errore sono drasticamente eliminate. Generare e distribuire report aggiornati, accurati e molto articolati sarà una procedura rapida e intuitiva, capace di agevolare decisioni gestionali che fino a poco tempo fa avrebbero richiesto mesi. Anzi, il sistema aggiornato automaticamente, in caso di anomalie, potrà fornire alert in tempo reale ed evitare così brutte sorprese sul conto telefonico. Naturalmente conosciamo il ruolo fondamentale dell’analisi dei dati in qualsiasi processo di gestione aziendale, in cui la verifica e l’individuazione dei centri di costo è il momento essenziale in vista di decisioni strategiche attendibili e fondate non solo su serie storiche di dati, ma anche su previsioni e simulazioni. Per schematizzare e riassumere, possiamo dire che i vantaggi nell’uso di un software di gestione degli asset telefonici si dispiegano in tre fasi principali: Analisi dei Costi: disponibilità di dati aggiornati tramite importazione automatica delle fatture e reportistica articolata per valutare rapidamente serie storiche, statistiche e eventuali anomalie ; Gestione ottimizzata: La