Vi aiutiamo a controllare gli asset

Il car sharing aziendale è una soluzione sempre più interessante in un settore  al culmine di una fase di grande cambiamento che sta portando a modelli sempre più flessibili e non-standard, capaci di rispondere ad esigenze spesso diverse e variabili per le singole aziende, persino momentaneamente. Sempre più spesso si impone, insomma, un approccio flessibile che ha porta a una diffusione crescente di modelli di corporate car sharing. I servizi di car sharing conoscono un crescente successo nel mercato consumer, ma si stanno imponendo all’attenzione delle aziende che vogliono far viaggiare i propri dipendenti in modo sicuro, efficiente e sostenibile, scegliendo soluzioni tecnologiche innovative. Collocare presso l’azienda una flotta dedicata di veicoli per l’uso condiviso tra i dipendenti è una soluzione capace di generare numerosi benefici economici e gestionali, non solo per la singola azienda, ma anche per la società e il nostro ambiente. Il Corporate Car Sharing consente alle aziende di ottimizzare la gestione della propria flotta e ridurre significativamente i costi legati alla flotta a lungo termine. Permette anche di offrire ai propri dipendenti una soluzione di mobilità attraente, grazie alla quale i dipendenti sono sempre mobili anche se non dispongono di un’auto aziendale e non devono utilizzare auto a noleggio o mezzi pubblici per viaggi di lavoro. In questo modo i dipendenti possono risparmiare non solo sui costi ma anche sui tempi. Naturalmente il problema più urgente per la maggior parte dei gestori di flotte è la riduzione dei costi, che è un’area in cui il car sharing può dare un contributo significativo. Il vantaggio più evidente è la capacità di ridurre le dimensioni della flotta, riducendo i costi dei veicoli in leasing. I dipendenti non avranno una propria auto, ma avranno comunque accesso ai veicoli del parco auto aziendale. Per alcuni dipendenti, sarà necessario un cambiamento culturale nel modo in cui pensano alle macchine aziendali, ma questi driver aziendali potrebbero essere conquistati dall’accesso a una gamma di marche e modelli nuovi e diversificati. Nel convertire una flotta auto aziendale a un modello di car sharing è necessario ipotizzare una fase di studio, per mettere a punto una strategia efficace che consenta di abbinare al risparmio l’effettiva copertura delle esigenze aziendali. Una fase necessaria ma semplice da gestire, a patto di utilizzare un sistema di gestione flessibile e articolato (vedi ad esempio il nostro MAP, software per la gestione della flotta veicoli), capace di garantire l’accesso a informazioni chiave sull’uso dei veicoli aziendali da parte dei dipendenti. Una volta studiato a fondo l’uso della propria flotta (missione facilmente alla portata dei gestori di flotte auto che abbiano adottato una soluzione software per la gestione, come Proveco MAP), i manager possono infine ridurre drasticamente, persino dimezzare, le dimensioni della propria flotta. Un sistema di car sharing può facilmente portare a ridurre anche i costi di gestione dei veicoli ad uso promiscuo. Una flotta grigia – composta da auto private di dipendenti e utilizzate per attività aziendali, con il dipendente rimborsato per i costi di chilometraggio attraverso compensi in

Alle prese con budget che si restringono progressivamente, le aziende devono fare sempre di più con meno. Mentre Internet e la telefonia evoluta possono indubbiamente fornire vantaggi in termini di produttività, l’incapacità di gestire efficacemente i crescenti costi telefonici significa che questi vantaggi possono essere rapidamente erosi. Il risparmio e l’ottimizzazione dei costi telefonici costituiscono ormai una delle priorità della gestione economica efficace di ogni azienda. Non solo aumentate esigenze di comunicazione e di connettività continua per i dipendenti spingono all’adozione di terminali ‘intelligenti’; anche la connessione in Rete di appliance sempre più diversificate e legate alla crescente espansione della cosiddetta Internet delle Cose (IoT) comportano un aumento costante delle SIM attive in molte aziende, con lo sgradito corollario di una gestione economica sempre più intricata. Con l’aumento delle SIM gestite, infatti, diventa sempre più complesso tenere sotto controllo le tariffe e le eventuali anomalie dei consumi. Le fatture non sono sempre facili da interpretare, le tariffe sono in costante aggiornamento, le variabili – insomma – sono troppo numerose perché vengano gestite a colpo d’occhio e consentano la necessaria rapidità di decisione. In Proveco, nel corso degli anni, abbiamo sviluppato una certa esperienza nella gestione degli asset aziendali più ‘pesanti’ – flotte auto e patrimoni immobiliari – e proprio su richiesta dei clienti abbiamo sfruttato questa competenza per creare una soluzione capace di venire incontro alle esigenze di una gestione economica efficiente anche degli asset ‘minori’ come SIM card, terminali telefonici e smartphone, tablet, router. SmartDas è una soluzione software pensata per gestire facilmente la telefonia aziendale (sim card, smartphone, tablet, notebook, internet key, router adsl, ecc.) e fornire tutti gli strumenti per tenere i costi telefonici sotto controllo, monitorando i contratti e le tariffe e analizzando automaticamente i consumi relativi ad ogni singola SIM o terminale. Effettivamente la prima chiave dell’importanza di una soluzione gestionale simile risiede nell’integrazione e nell’importazione automatica dei dati di consumo. Eliminata la necessità di inserimenti manuali con l’importazione automatica delle fatture, l’analisi dei costi diventa un’operazione ‘a portata di click’: i tempi sono abbattuti, le possibilità di errore sono drasticamente eliminate. Generare e distribuire report aggiornati, accurati e molto articolati sarà una procedura rapida e intuitiva, capace di agevolare decisioni gestionali che fino a poco tempo fa avrebbero richiesto mesi. Anzi, il sistema aggiornato automaticamente, in caso di anomalie, potrà fornire alert in tempo reale ed evitare così brutte sorprese sul conto telefonico. Naturalmente conosciamo il ruolo fondamentale dell’analisi dei dati in qualsiasi processo di gestione aziendale, in cui la verifica e l’individuazione dei centri di costo è il momento essenziale in vista di decisioni strategiche attendibili e fondate non solo su serie storiche di dati, ma anche su previsioni e simulazioni. Per schematizzare e riassumere, possiamo dire che i vantaggi nell’uso di un software di gestione degli asset telefonici si dispiegano in tre fasi principali: Analisi dei Costi: disponibilità di dati aggiornati tramite importazione automatica delle fatture e reportistica articolata per valutare rapidamente serie storiche, statistiche e eventuali anomalie ; Gestione ottimizzata: La

L’innovazione digitale trasforma il mondo del Real Estate. L’industria immobiliare rappresenta una vera e propria infrastruttura a servizio dell’economia del paese, agevolandone la produttività. Al contempo, deve essere contraddistinta da imprese produttrici di valore tangibile, in grado di investire in modo significativo sul capitale umano e l’organizzazione d’impresa, ponendo al centro la tecnologia. L’innovazione digitale e i rapidi progressi nelle tecnologie Internet, stanno trasformando in modo significativo il modo di gestire i processi e i dati aziendali. Software sofisticati e sistemi informativi sempre più modulari e personalizzabili, ormai quasi sempre distribuiti ed erogati ‘in cloud’ – vale a dire sulla Rete Internet – stanno potenziando ogni settore d’impresa per gestire i processi in modo più efficace ed efficiente. Il settore immobiliare è una delle vere e proprie colonne portanti dell’industria del Paese e, come tale, non poteva che essere profondamente toccato dalla trasformazione in atto. Se il futuro del Real Estate sembra legato all’evoluzione dei servizi connessi alla gestione del patrimonio immobiliare, un software di gestione della proprietà è un esempio perfetto di come la tecnologia possa aiutare le imprese a produrre sempre più valore. Da un lato, infatti, l’industria del software gestionale ci ha da tempo abituato a grandi risultati nel campo dell’ottimizzazione dei processi aziendali, d’altro canto le nuove possibilità di analisi dei dati – anche numerosi, distribuiti, eterogenei – forniscono strumenti di Business Intelligence capaci di orientare al meglio le scelte strategiche dei gestori di patromini immobiliari anche particolarmente grandi e complessi. In questo campo è grandissimo l’interesse per le nuove possibilità offerte dalla nascente tecnologia dell’ IoT (Internet of Things o Internet degli Oggetti). Per i pochi che ancora non hanno familiarità con la definizione, diciamo che si tratta di un’evoluzione dell’uso della Rete Internet in cui gli oggetti (le “cose”) acquistano un ruolo attivo, comunicando dati su se stessi o accedendo a informazioni aggregate altrove. Tutti gli oggetti possono acquisire un ruolo attivo grazie al collegamento alla Rete. (Per maggiori dettagli cfr. Wikipedia) Sistemi di sicurezza, ma anche sistemi molto più ordinari, come caldaie e caloriferi posso entrare in ballo e richiedere sistemi di gestione e controllo aggiornati e ‘intelligenti’. Insomma, alla crescente diffusione di tecnologie ‘smart’, intelligenti, anche in edilizia non può che corrispondere un analogo sviluppo di software gestionali ancora più intelligenti e flessibili. Lo sviluppo di soluzioni gestionali web, distribuite in cloud, consentono già il grosso vantaggio di accedere a grosse quantità di dati, accessibili ovunque e in tempo reale. I tempi in cui era necessaria la presenza in ufficio, la consultazione di archivi informatici proprietari o addirittura cartacei sono ormai un ricordo del passato. Anche in questo blog abbiamo già in passato discusso alcuni dei possibili benefici dell’adozione di un software di gestione del patrimonio immobiliare. Qui in Proveco ci occupiamo da decenni dello sviluppo di sistemi informativi per la gestione degli asset delle imprese o della pubblica amministrazione. Non possiamo certo rimanere trascurare gli sviluppi tecnologici capaci di offrire ai clienti un vantaggio competitivo. Da questa esperienza nasce il nostro

La gestione efficiente di una flotta di veicoli aziendali è un’operazione complessa che rientra a pieno titolo nel numero delle attività strategiche di un’impresa. Oggi per le aziende, ottenere risparmi marginali attraverso un attento monitoraggio del parco automezzi spesso garantisce guadagni complessivi più che interessanti. Ma quali sono le priorità da non trascurare per impostare una gestione virtuosa del parco auto aziendale? Con 25 anni di esperienza nella progettazione di soluzioni gestionali delle flotte auto, in Proveco possiamo dire di aver maturato una certa competenza sul campo: vediamo insieme alcuni suggerimenti tratti dalla nostra esperienza.   1. Consolidare la gestione Dimenticate i fogli di calcolo sparsi o le applicazioni locali che raccolgono dati importanti ma difficili da condividere e analizzare. Oggi gli standard tecnologici sono talmente evoluti da consentire di raccogliere in un’unica soluzione tutti i dati provenienti da fonti diverse. Fatture dei fornitori (società di noleggio, carburanti, manutenzione), informazioni su veicoli e conducenti, attrezzature e ricambi. Raccogliere e conciliare tutti questi dati può essere difficile quando il parco veicoli raggiunge una certa dimensione. L’esercizio è ancora più complesso per le grandi aziende, quando è necessario gestire diversi centri di assegnazione e/o rifatturazione tra società controllate. Consolidare e centralizzare i dati con l’aiuto di un sistema informativo integrato e accessibile via web è ormai lo standard nella gestione di dati complessi, permettendo di controllare meglio e ottimizzare i costi della flotta attraverso strumenti di analisi e reportistica per  tutte le attività di monitoraggio disponibili  per tutte le filiali e/o agenzie. 2. Verificare il chilometraggio Un record preciso dei chilometraggi è essenziale per gestire i budget di carburante. Il chilometraggio è un costo variabile che fluttua costantemente,  ma è anche un costo controllabile, che nel caso di una grande flotta può avere effetti significativi sul budget  di esercizio. Con il carburante che può rappresentare tra il 20% e il 30% del costo di un veicolo per tutta la sua durata, il controllo attento di chilometraggi e consumi può comportare economie davvero significative. Pertanto, è consigliabile che le aziende monitorino sia la distanza percorsa dai veicoli sia le quantità di carburante consumate. Analizzando simultaneamente queste due variabili, otteniamo un panorama molto più accurato che studiando solo uno di questi parametri. Ciò consente di comprendere meglio il comportamento di guida, identificare possibili miglioramenti e offrire una formazione su misura per i propri dipendenti che consenta un ROI (Return On Investment) reale. 3. Pianificare il numero di veicoli Tanto maggiori sono le dimensioni della flotta, tanto più rilevanti saranno i costi di gestione del parco automezzi. Non è possibile ridurre il numero dei veicoli senza per questo impattare negativamente  sul livello di servizio per gli utilizzatori? Effettivamente sì, impostando una politica di mobilità più sostenibile che incentivi la condivisione dei veicoli tra diversi utilizzatori. A questo scopo le politiche di Car Sharing e Car Pooling aziendale sono oggetto di un’attenzione sempre maggiore da parte delle imprese che gestiscono un parco veicoli importante. Inutile dire che la tecnologia informatica ancora una volta offre strumenti in grado di gestire scenari anche notevolmente

La gestione del patrimonio immobiliare è una problematica sempre più importante per tutte le aziende che utilizzano un numero elevato d’immobili, di proprietà e non. Nasce così l’esigenza di ottimizzare la gestione del patrimonio immobiliare al fine di migliorarne la redditività, e attraverso l’integrazione di tutte le informazioni, riducendo i costi di gestione amministrativa e tecnica grazie all’uso di un software gestionale dedicato come Rem, come già messo in evidenza in un precedente articolo. Senza dubbio, la gestione dei patrimoni immobiliari, se ben condotta, è un’attività complessa. La difficoltà cambia in base al tipo di patrimonio da gestire: in particolare, quando le cifre da amministrare sono considerevoli, la gestione di un portafoglio di immobili deve tener conto di oneri – in termini di imposte e tasse – da monitorare con particolare attenzione per capire la reale redditività del patrimonio. I proprietari, pubblici e privati, e le aziende in genere ricercano nell’ottimizzazione delle attività di gestione immobiliare efficacia e risparmio, derivanti dalla corretta amministrazione e da un maggiore contenimento della spesa. L’obiettivo è mantenere il patrimonio immobiliare allineato all’incremento di valore determinato dalle variazioni medie del mercato di riferimento. Qualunque sia la dimensione e la natura di un patrimonio le tecnologie informatiche forniscono sistemi informativi sicuri e potenti, capaci di analizzare e gestire a colpo d’occhio grandi quantità di dati, vere e proprie soluzioni di business intelligence a supporto delle decisioni strategiche dell’azienda. Tutto questo è possibile con l’ausilio di un buon software di gestione del patrimonio immobiliare che permetta di monitorare gli immobili coordinando il lavoro di tutti gli attori del processo di gestione (asset, property e facility manager, area amministrativa, direzione). Per venire incontro a queste esigenze Proveco ha progettato REM, un software che consente di gestire il patrimonio immobiliare e integrare tutte le relative attività di amministrazione di costi e ricavi. Il software interviene su tutte le problematiche di aziende, enti, o privati aziende che gestiscono per il proprio business un numero elevato d’immobili, di proprietà e non. Una soluzione potente e versatile che non influenza i processi aziendali già in essere ed è facilmente collegabile ai sistemi esterni (import/export). Ma in che modo il software assiste i gestori nelle decisioni strategiche in merito al proprio portafoglio immobiliare? Tutte le informazioni relative agli immobili e ai contratti d’affitto sono integrate nel sistema e consentono di produrre report d’analisi secondo le esigenze delle varie direzioni. E’ uno strumento completo in grado di rispondere a tutte le esigenze delle diverse direzioni aziendali coinvolte: Ufficio Tecnico Per informatizzare la struttura gerarchica degli immobili, per organizzare sull’immobile e le relative unità immobiliari tutte le informazioni di natura tecnica,  fiscale e gestionale,  monitorando su quest’ultime le scadenze, cioè le attività di chiusura/rinnovo. Ufficio Contratti/Amministrazione Per gestire i contratti d’affitto, dal preliminare fino al contratto esecutivo, con l’obiettivo di controllare e disporre le attività da eseguire. Ufficio Controllo di Gestione Per l’analisi economica e finanziaria dell’area. Seguendo le esperienze di numerosi clienti seguiti, possiamo riassumere in quattro buone ragioni gli elementi che spingono aziende ed enti verso

Abbiamo già visto in questo articolo come la scelta accurata di un adeguato software di gestione flotte aziendali permetta strategie innovative per aumentare l’efficienza, la competitività e la produttività del parco auto della propria azienda, supportandola nelle attività chiave di conduzione del parco veicoli. In concreto possiamo sintetizzare in almeno tre macro-aree i vantaggi offerti da un sistema informativo per la gestione della flotta aziendale: Ottimizzazione della gestione: in questo caso il software agisce da controllore, fornendo informazioni sempre aggiornate sui consumi di carburante, sui chilometraggi, sullo status dei veicoli. Inoltre, se impostato adeguatamente, può utilmente segnalare l’avvicendarsi delle scadenze tecniche, operative ed amministrative. Eliminazione delle anomalie: gli strumenti di gestione offerti dal software consentono facilmente un “colpo d’occhio” su tutte le possibili anomalie generate sia da una scarsa manutenzione dei veicoli, sia da un loro uso scorretto. In entrambi i casi, una gestione poco attenta potrebbe portare sprechi e a un consistente aumento dei costi. Facilitazione scelte strategiche: un software per la gestione del parco auto completo è in grado di fornire serie storiche di dati che, analizzate correttamente, aiutano l’azienda a scegliere in maniera più adeguata i veicoli, a decidere se acquistarli o noleggiarli a lungo termine, con quale tipologia e durata di contratto ecc. I risultati, in questo caso, saranno evidenti solo sul medio-lungo periodo, in quanto per prendere decisioni strategiche efficaci sarà necessario avere una serie di dati completa. Nonostante ciò, la riduzione dei costi sarà immediatamente evidente. Un buon software per la gestione delle flotte aziendali non solo può controllare l’aspetto amministrativo ma può incidere notevolmente su determinanti aspetti strategici. Può infatti facilitare l’azienda localizzando i veicoli, dando un supporto alla navigazione stradale, fornendo una maggiore sicurezza per i dipendenti alla guida e una maggiore responsabilità ambientale attraverso il controllo delle emissioni CO2. Una soluzione software evoluta per la gestione della flotta aziendale –  come Proveco MAP –  fornisce tutti gli strumenti necessari alla tua azienda per migliorare le prestazioni operative del tuo parco auto con le sue funzionalità: Gestione scadenze amministrative e manutentive, patenti e documenti Gestione Km e movimenti dei veicoli Gestione assegnazioni, dislocazioni, rifornimenti, prenotazioni Gestione schede carburanti, buoni carburanti, cisterne e telepass Gestione multe e incidenti  Integrazione con sistemi di localizzazione  satellitari Fornendo un contributo determinante per raggiungere obiettivi strategici come:  Semplificare l’accesso e la gestione delle informazioni.  Controllare le scadenze inviando messaggi email.  Analizzare i consumi e calcolare i consumi medi per mezzo.  Evidenziare situazioni anomale come consumi e costi eccessivi per raggiungere l’obiettivo principale di migliorare l’efficacia e la produttività nella gestione della tua flotta aziendale permettendo una gestione globale, una facilitazione dell’attività dei veicoli e una loro migliore assegnazione. In poco tempo sarà possibile una gestione della flotta più efficiente e le varie funzioni aziendali potranno valutare dati evoluti ai quali non avevano mai avuto accesso in una modalità così semplice, utilizzandoli in base alle proprie esigenze e competenze. Vuoi scoprire tu stesso come migliorare la gestione del parco veicoli della tua azienda attraverso una soluzione software flessibile e modulare? Contatta un esperto Proveco per conoscere tutti i vantaggi