Vi aiutiamo a controllare gli asset

Se hai un’impresa e un parco veicoli di qualche dimensione – non importa se a noleggio o di proprietà – nella gestione della flotta aziendale vale anche per te il celebre detto di W. Edwards Deming: “Senza dati sei solo un’altra persona con un’opinione.” Vero più che mai. Se vuoi che la forza dei fatti non ti sorprenda al momento del bilancio, rivelando i costi nascosti nelle pieghe di una gestione disorganizzata, magari sparsa tra fogli di calcolo artigianali e scollegati, hai bisogno di una visione d’insieme e degli strumenti adatti a controllare e prevedere le spese connesse alla gestione dei veicoli aziendali. In questo blog ci siamo già soffermati alcune volte sull’importanza di avere strumenti efficaci per ottimizzare la gestione della flotta aziendale. In Proveco ci occupiamo di progettazione di software gestionale da 30 anni, e abbiamo sviluppato una certa esperienza aiutando decine di aziende a trarre il massimo dal proprio parco veicoli raggiungendo risparmi significativi in bilancio. Se stai cercando una soluzione per razionalizzare i costi di gestione della flotta veicoli possiamo consigliarti di leggere  questo articolo ma in effetti il succo della questione può essere riassunto efficacemente in un capitolo fondamentale: l’importanza dei dati. Avere la certezza di una gestione del parco veicoli oculata, efficace e – in una parola – senza brutte sorprese comporta il controllo di numerosi parametri eterogenei: il costo di acquisto o di noleggio dei veicoli, le spese assicurative, i consumi di carburante, l’usura dei mezzi  e le relative spese di manutenzione, gli stili di guida degli utenti, le sanzioni…C’è di che perdere la bussola, vero? Vero e lo sappiamo. Se mettere in campo una politica d’uso dei veicoli aziendali è indispensabile per una gestione economicamente razionale della flotta, è altrettanto vero che capire come e dove questa politica fallisce non è un’impresa facile. Non lo è affatto, senza gli strumenti messi a disposizione dalle soluzioni gestionali più evolute. Nella pratica un software di gestione della flotta veicoli è ormai una piattaforma online, accessibile ovunque, spesso fornita come un servizio (quel che si dice SaaS, Software as a Service) e quindi alla portata di qualsiasi azienda, senza richiedere grandi investimenti iniziali. Una soluzione capace di centralizzare tutte le informazioni relative al parco veicoli di un’azienda e renderle disponibili per l’elaborazione delle scelte strategiche e della loro verifica. Dai dati di utilizzo dei veicoli ai consumi, dalle manutenzioni programmate o straordinarie, dai costi fiscali o assicurativi fino ai dati sui percorsi il tuo sistema informativo gestionale è un cervello che custodisce informazioni chiave per analizzare la realtà quotidiana della flotta, il suo utilizzo reale, e per elaborare gli scenari futuri più realistici. Insomma, non solo i dati raccolti dal sistema potranno rivelare dove le previsioni possano dimostrarsi errate – mettendo in luce anomalie, sprechi o mancate ottimizzazioni – ma potranno suggerire i correttivi più opportuni sulla base dello storico analizzato dall’applicazione. La capacità di un software dedicato nel gestire dati sparsi tra fonti diverse, rendendoli facilmente accessibili e controllabili costituisce uno strumento insostituibile, sia per una piccola

Parlando di mobilità aziendale, la sovrapposizione del termine fleet manager al meno diffuso mobility manager segnala non tanto una semplice incertezza quanto una vera e propria incomprensione della diversa prospettiva in cui i due ruoli si trovano coinvolti. Certo, nel vasto campo della mobilità aziendale la gestione della flotta veicoli resta pur sempre l’articolazione più centrale;  com’è logico che sia, date le risorse impegnate e l’impatto che la gestione del parco automezzi può avere sul bilancio di un’azienda. Tuttavia l’emergere di nuove soluzioni tecnologiche e la giusta pressione verso la responsabilità sociale delle aziende a contribuire alla riduzione e razionalizzazione del traffico veicolare spingono nella direzione di un cambio di prospettiva che, nel nostro Paese, si rivela ancora piuttosto lento. Sappiamo tutti che il numero di veicoli coinvolti negli spostamenti casa-lavoro contribuisce largamente al traffico cittadino e, contestualmente, al tasso di inquinamento atmosferico dei nostri centri urbani. Sono ormai vent’anni che la legge – con il decreto ‘Ronchi’ del Ministero dell’Ambiente del 28 Marzo 1998 – investe direttamente le aziende della responsabilità sociale di individuare una figura responsabile della riduzione dei mezzi di trasporto individuale coinvolti negli spostamenti casa-lavoro e nella conseguente riduzione del traffico veicolare. Il decreto Ronchi ha istituito per legge la figura del ‘responsabile della mobilità aziendale’, il mobility manager, ma dopo venti anni di esercizio possiamo tranquillamente dire che il percorso è poco più che cominciato. Certo, la legge spinge le imprese a prendersi carico di una responsabilità sociale che non sembra non coincidere immediatamente con l’interesse aziendale; ma nel corso degli anni diverse misure incentivanti si sono susseguite per stimolare le aziende ad adeguarsi, con il risultato di diverse centinaia di aziende – soprattutto di medie e grandi dimensioni – allineate con una figura professionale dedicata. L’esperienza maturata in questi anni dalle imprese che hanno, per così dire, aperto la strada ci induce peraltro a sottolineare come la razionalizzazione degli spostamenti e dei veicoli in essi coinvolti stia portando benefici non solo alla collettività ma alle aziende stesse e ai loro dipendenti. La gestione efficace di una flotta aziendale è di per sé un’attività piuttosto complessa, che richiede il controllo su numerosi fattori eterogenei. Su queste pagine ce ne siamo occupati in diverse occasioni, fornendo alcuni consigli per la gestione o spiegando i vantaggi di adottare un software integrato per la gestione del proprio parco veicoli. Dopo anni di una crisi prolungata che ha enfatizzato l’attenzione ai costi, con il corollario del ridimensionamento delle flotte, il settore sta cominciando una ripresa  segnata da una prospettiva più ampia e articolata, che si sposa con l’attenzione ecologica indicata dalla legislazione sulla mobilità aziendale. Le soluzioni per la mobilità dei dipendenti si stanno rinnovando, e la diffusione sempre maggiore di programmi aziendali di car sharing e car pooling impongono ai gestori delle flotte l’attenzione a parametri sempre più complessi. Cambiano le modalità di spostamento, cambiano le esigenze delle aziende e dei loro dipendenti e la gamma delle responsabilità di un gestore della flotta aziendale si estende conseguentemente, stimolando

Il car sharing aziendale è una soluzione sempre più interessante in un settore  al culmine di una fase di grande cambiamento che sta portando a modelli sempre più flessibili e non-standard, capaci di rispondere ad esigenze spesso diverse e variabili per le singole aziende, persino momentaneamente. Sempre più spesso si impone, insomma, un approccio flessibile che ha porta a una diffusione crescente di modelli di corporate car sharing. I servizi di car sharing conoscono un crescente successo nel mercato consumer, ma si stanno imponendo all’attenzione delle aziende che vogliono far viaggiare i propri dipendenti in modo sicuro, efficiente e sostenibile, scegliendo soluzioni tecnologiche innovative. Collocare presso l’azienda una flotta dedicata di veicoli per l’uso condiviso tra i dipendenti è una soluzione capace di generare numerosi benefici economici e gestionali, non solo per la singola azienda, ma anche per la società e il nostro ambiente. Il Corporate Car Sharing consente alle aziende di ottimizzare la gestione della propria flotta e ridurre significativamente i costi legati alla flotta a lungo termine. Permette anche di offrire ai propri dipendenti una soluzione di mobilità attraente, grazie alla quale i dipendenti sono sempre mobili anche se non dispongono di un’auto aziendale e non devono utilizzare auto a noleggio o mezzi pubblici per viaggi di lavoro. In questo modo i dipendenti possono risparmiare non solo sui costi ma anche sui tempi. Naturalmente il problema più urgente per la maggior parte dei gestori di flotte è la riduzione dei costi, che è un’area in cui il car sharing può dare un contributo significativo. Il vantaggio più evidente è la capacità di ridurre le dimensioni della flotta, riducendo i costi dei veicoli in leasing. I dipendenti non avranno una propria auto, ma avranno comunque accesso ai veicoli del parco auto aziendale. Per alcuni dipendenti, sarà necessario un cambiamento culturale nel modo in cui pensano alle macchine aziendali, ma questi driver aziendali potrebbero essere conquistati dall’accesso a una gamma di marche e modelli nuovi e diversificati. Nel convertire una flotta auto aziendale a un modello di car sharing è necessario ipotizzare una fase di studio, per mettere a punto una strategia efficace che consenta di abbinare al risparmio l’effettiva copertura delle esigenze aziendali. Una fase necessaria ma semplice da gestire, a patto di utilizzare un sistema di gestione flessibile e articolato (vedi ad esempio il nostro MAP, software per la gestione della flotta veicoli), capace di garantire l’accesso a informazioni chiave sull’uso dei veicoli aziendali da parte dei dipendenti. Una volta studiato a fondo l’uso della propria flotta (missione facilmente alla portata dei gestori di flotte auto che abbiano adottato una soluzione software per la gestione, come Proveco MAP), i manager possono infine ridurre drasticamente, persino dimezzare, le dimensioni della propria flotta. Un sistema di car sharing può facilmente portare a ridurre anche i costi di gestione dei veicoli ad uso promiscuo. Una flotta grigia – composta da auto private di dipendenti e utilizzate per attività aziendali, con il dipendente rimborsato per i costi di chilometraggio attraverso compensi in

Alle prese con budget che si restringono progressivamente, le aziende devono fare sempre di più con meno. Mentre Internet e la telefonia evoluta possono indubbiamente fornire vantaggi in termini di produttività, l’incapacità di gestire efficacemente i crescenti costi telefonici significa che questi vantaggi possono essere rapidamente erosi. Il risparmio e l’ottimizzazione dei costi telefonici costituiscono ormai una delle priorità della gestione economica efficace di ogni azienda. Non solo aumentate esigenze di comunicazione e di connettività continua per i dipendenti spingono all’adozione di terminali ‘intelligenti’; anche la connessione in Rete di appliance sempre più diversificate e legate alla crescente espansione della cosiddetta Internet delle Cose (IoT) comportano un aumento costante delle SIM attive in molte aziende, con lo sgradito corollario di una gestione economica sempre più intricata. Con l’aumento delle SIM gestite, infatti, diventa sempre più complesso tenere sotto controllo le tariffe e le eventuali anomalie dei consumi. Le fatture non sono sempre facili da interpretare, le tariffe sono in costante aggiornamento, le variabili – insomma – sono troppo numerose perché vengano gestite a colpo d’occhio e consentano la necessaria rapidità di decisione. In Proveco, nel corso degli anni, abbiamo sviluppato una certa esperienza nella gestione degli asset aziendali più ‘pesanti’ – flotte auto e patrimoni immobiliari – e proprio su richiesta dei clienti abbiamo sfruttato questa competenza per creare una soluzione capace di venire incontro alle esigenze di una gestione economica efficiente anche degli asset ‘minori’ come SIM card, terminali telefonici e smartphone, tablet, router. SmartDas è una soluzione software pensata per gestire facilmente la telefonia aziendale (sim card, smartphone, tablet, notebook, internet key, router adsl, ecc.) e fornire tutti gli strumenti per tenere i costi telefonici sotto controllo, monitorando i contratti e le tariffe e analizzando automaticamente i consumi relativi ad ogni singola SIM o terminale. Effettivamente la prima chiave dell’importanza di una soluzione gestionale simile risiede nell’integrazione e nell’importazione automatica dei dati di consumo. Eliminata la necessità di inserimenti manuali con l’importazione automatica delle fatture, l’analisi dei costi diventa un’operazione ‘a portata di click’: i tempi sono abbattuti, le possibilità di errore sono drasticamente eliminate. Generare e distribuire report aggiornati, accurati e molto articolati sarà una procedura rapida e intuitiva, capace di agevolare decisioni gestionali che fino a poco tempo fa avrebbero richiesto mesi. Anzi, il sistema aggiornato automaticamente, in caso di anomalie, potrà fornire alert in tempo reale ed evitare così brutte sorprese sul conto telefonico. Naturalmente conosciamo il ruolo fondamentale dell’analisi dei dati in qualsiasi processo di gestione aziendale, in cui la verifica e l’individuazione dei centri di costo è il momento essenziale in vista di decisioni strategiche attendibili e fondate non solo su serie storiche di dati, ma anche su previsioni e simulazioni. Per schematizzare e riassumere, possiamo dire che i vantaggi nell’uso di un software di gestione degli asset telefonici si dispiegano in tre fasi principali: Analisi dei Costi: disponibilità di dati aggiornati tramite importazione automatica delle fatture e reportistica articolata per valutare rapidamente serie storiche, statistiche e eventuali anomalie ; Gestione ottimizzata: La

L’innovazione digitale trasforma il mondo del Real Estate. L’industria immobiliare rappresenta una vera e propria infrastruttura a servizio dell’economia del paese, agevolandone la produttività. Al contempo, deve essere contraddistinta da imprese produttrici di valore tangibile, in grado di investire in modo significativo sul capitale umano e l’organizzazione d’impresa, ponendo al centro la tecnologia. L’innovazione digitale e i rapidi progressi nelle tecnologie Internet, stanno trasformando in modo significativo il modo di gestire i processi e i dati aziendali. Software sofisticati e sistemi informativi sempre più modulari e personalizzabili, ormai quasi sempre distribuiti ed erogati ‘in cloud’ – vale a dire sulla Rete Internet – stanno potenziando ogni settore d’impresa per gestire i processi in modo più efficace ed efficiente. Il settore immobiliare è una delle vere e proprie colonne portanti dell’industria del Paese e, come tale, non poteva che essere profondamente toccato dalla trasformazione in atto. Se il futuro del Real Estate sembra legato all’evoluzione dei servizi connessi alla gestione del patrimonio immobiliare, un software di gestione della proprietà è un esempio perfetto di come la tecnologia possa aiutare le imprese a produrre sempre più valore. Da un lato, infatti, l’industria del software gestionale ci ha da tempo abituato a grandi risultati nel campo dell’ottimizzazione dei processi aziendali, d’altro canto le nuove possibilità di analisi dei dati – anche numerosi, distribuiti, eterogenei – forniscono strumenti di Business Intelligence capaci di orientare al meglio le scelte strategiche dei gestori di patromini immobiliari anche particolarmente grandi e complessi. In questo campo è grandissimo l’interesse per le nuove possibilità offerte dalla nascente tecnologia dell’ IoT (Internet of Things o Internet degli Oggetti). Per i pochi che ancora non hanno familiarità con la definizione, diciamo che si tratta di un’evoluzione dell’uso della Rete Internet in cui gli oggetti (le “cose”) acquistano un ruolo attivo, comunicando dati su se stessi o accedendo a informazioni aggregate altrove. Tutti gli oggetti possono acquisire un ruolo attivo grazie al collegamento alla Rete. (Per maggiori dettagli cfr. Wikipedia) Sistemi di sicurezza, ma anche sistemi molto più ordinari, come caldaie e caloriferi posso entrare in ballo e richiedere sistemi di gestione e controllo aggiornati e ‘intelligenti’. Insomma, alla crescente diffusione di tecnologie ‘smart’, intelligenti, anche in edilizia non può che corrispondere un analogo sviluppo di software gestionali ancora più intelligenti e flessibili. Lo sviluppo di soluzioni gestionali web, distribuite in cloud, consentono già il grosso vantaggio di accedere a grosse quantità di dati, accessibili ovunque e in tempo reale. I tempi in cui era necessaria la presenza in ufficio, la consultazione di archivi informatici proprietari o addirittura cartacei sono ormai un ricordo del passato. Anche in questo blog abbiamo già in passato discusso alcuni dei possibili benefici dell’adozione di un software di gestione del patrimonio immobiliare. Qui in Proveco ci occupiamo da decenni dello sviluppo di sistemi informativi per la gestione degli asset delle imprese o della pubblica amministrazione. Non possiamo certo rimanere trascurare gli sviluppi tecnologici capaci di offrire ai clienti un vantaggio competitivo. Da questa esperienza nasce il nostro

La gestione efficiente di una flotta di veicoli aziendali è un’operazione complessa che rientra a pieno titolo nel numero delle attività strategiche di un’impresa. Oggi per le aziende, ottenere risparmi marginali attraverso un attento monitoraggio del parco automezzi spesso garantisce guadagni complessivi più che interessanti. Ma quali sono le priorità da non trascurare per impostare una gestione virtuosa del parco auto aziendale? Con 25 anni di esperienza nella progettazione di soluzioni gestionali delle flotte auto, in Proveco possiamo dire di aver maturato una certa competenza sul campo: vediamo insieme alcuni suggerimenti tratti dalla nostra esperienza.   1. Consolidare la gestione Dimenticate i fogli di calcolo sparsi o le applicazioni locali che raccolgono dati importanti ma difficili da condividere e analizzare. Oggi gli standard tecnologici sono talmente evoluti da consentire di raccogliere in un’unica soluzione tutti i dati provenienti da fonti diverse. Fatture dei fornitori (società di noleggio, carburanti, manutenzione), informazioni su veicoli e conducenti, attrezzature e ricambi. Raccogliere e conciliare tutti questi dati può essere difficile quando il parco veicoli raggiunge una certa dimensione. L’esercizio è ancora più complesso per le grandi aziende, quando è necessario gestire diversi centri di assegnazione e/o rifatturazione tra società controllate. Consolidare e centralizzare i dati con l’aiuto di un sistema informativo integrato e accessibile via web è ormai lo standard nella gestione di dati complessi, permettendo di controllare meglio e ottimizzare i costi della flotta attraverso strumenti di analisi e reportistica per  tutte le attività di monitoraggio disponibili  per tutte le filiali e/o agenzie. 2. Verificare il chilometraggio Un record preciso dei chilometraggi è essenziale per gestire i budget di carburante. Il chilometraggio è un costo variabile che fluttua costantemente,  ma è anche un costo controllabile, che nel caso di una grande flotta può avere effetti significativi sul budget  di esercizio. Con il carburante che può rappresentare tra il 20% e il 30% del costo di un veicolo per tutta la sua durata, il controllo attento di chilometraggi e consumi può comportare economie davvero significative. Pertanto, è consigliabile che le aziende monitorino sia la distanza percorsa dai veicoli sia le quantità di carburante consumate. Analizzando simultaneamente queste due variabili, otteniamo un panorama molto più accurato che studiando solo uno di questi parametri. Ciò consente di comprendere meglio il comportamento di guida, identificare possibili miglioramenti e offrire una formazione su misura per i propri dipendenti che consenta un ROI (Return On Investment) reale. 3. Pianificare il numero di veicoli Tanto maggiori sono le dimensioni della flotta, tanto più rilevanti saranno i costi di gestione del parco automezzi. Non è possibile ridurre il numero dei veicoli senza per questo impattare negativamente  sul livello di servizio per gli utilizzatori? Effettivamente sì, impostando una politica di mobilità più sostenibile che incentivi la condivisione dei veicoli tra diversi utilizzatori. A questo scopo le politiche di Car Sharing e Car Pooling aziendale sono oggetto di un’attenzione sempre maggiore da parte delle imprese che gestiscono un parco veicoli importante. Inutile dire che la tecnologia informatica ancora una volta offre strumenti in grado di gestire scenari anche notevolmente