Gestione della flotta veicoli: 5 consigli per ottimizzare i costi

Ogni responsabile della gestione della flotta veicoli passa gran parte del suo tempo cercando soluzioni per ottimizzare i costi del parco auto. La flotta automezzi di un’organizzazione costituisce in effetti un asset importante e un centro di costo capace di influire profondamente sulla gestione e sui profitti.

D’altra parte la gestione di una flotta auto è un’attività complessa in cui sono coinvolti numerosi attori e che comporta l’attenzione a una quantità di dati eterogenei da integrare e valutare con scrupolo. Sempre più gestori di flotte si affidano dunque ad un software di gestione della flotta aziendale per monitorare i costi e ottimizzare la redditività del proprio investimento.

Come sviluppatori di software gestionali nel corso degli anni abbiamo affiancato centinaia di organizzazioni e abbiamo sviluppato una certa esperienza sul campo, mettendola a frutto in una soluzione modulare per la gestione di qualsiasi flotta veicoli: il nostro software MAP è il risultato dell’applicazione su centinaia di casi concreti, sui quali possiamo basare alcune considerazioni per formulare 5 consigli di base per la gestione dei costi di una flotta veicoli.

Fattori di gestione dei costi della flotta veicoli

Il mantenimento efficiente di un parco automezzi è una sfida che comporta molte responsabilità per un’organizzazione, tra le quali forse il compito più rigoroso è la gestione dei costi della flotta. La gestione inefficiente dei costi della flotta può infatti avere un impatto negativo sulla redditività e sull’organizzazione nel suo complesso.

Ancora troppe organizzazioni – tra cui numerose aziende non piccole – si affidano a fogli di calcolo sparsi e aggiornati manualmente, producendo dati incompleti e difficili da interpretare che possono nascondere tendenze o criticità importanti nella gestione della flotta veicoli.

In casi come questi la gestione delle diverse spese può diventare un vero mal di testa, finendo per mancare gli obiettivi essenziali di qualsiasi soluzione gestionale efficiente.

L’ottimizzazione del piano di gestione dei costi  con una soluzione integrata per la gestione della flotta  consente invece di tracciare e analizzare in modo efficace il costo totale di proprietà (TCO) del parco automezzi. Con i dati caricati automaticamente in un software basato su cloud, è possibile generare facilmente una varietà di report per analizzare e gestire meglio le spese, garantendo la possibilità di prendere decisioni gestionali importanti basate su dati reali.

Ecco alcuni suggerimenti per migliorare il piano di gestione dei costi della flotta. Leggendoli, pensa a quali iniziative ha attualmente la tua flotta e se puoi perfezionare qualche aspetto del tuo sistema di gestione dei costi.

1 Determinare il costo totale di proprietà

L’aspetto più impegnativo e complesso nella gestione dei costi della flotta è il calcolo del reale costo totale di proprietà (TCO) della tua flotta. Comprendere il tuo TCO e conoscere i diversi fattori che lo compongono ti consente di prendere decisioni basate sui dati per gestire meglio la tua flotta.

Per essere chiari, il Costo Totale di Proprietà (o TCO: Total Cost of Ownership) è il costo complessivo di un asset, calcolato non solo in base al prezzo di acquisto ma anche  in considerazione dei costi di gestione durante il suo intero ciclo vitale. E’ un valore, quindi, che include ogni momento del ciclo relativo alla proprietà: acquisizione, operatività e costi variabili di gestione e che indica la differenza tra il puro costo di acquisizione e i costi a lungo termine, che incidono spesso in maniera nascosta alla gestione tradizionale della flotta veicoli.

Questa analisi, sorta in anni relativamente recenti, porta alla luce come i costi di gestione nel tempo incidano in misura significativa, spesso persino maggiore degli stessi costi di acquisizione.

Nel caso di una flotta veicoli, nel costo totale di gestione confluiscono alcune componenti fisse e alcune variabili che possiamo ricapitolare sommariamente in:

• Costi di acquisizione e/o eventuali oneri finanziari
• Costi operativi: spese di gestione ordinaria, manutenzione, carburante, ricambi
• Oneri fiscali e assicurativi, eventuali multe o sanzioni
• Valore residuo dei veicoli

In particolare è da notare quanto profondamente possa incidere sul TCO di una flotta la svalutazione dei veicoli nel corso del tempo; un fattore variabile a seconda dei veicoli, da tenere in debita considerazione nel momento dell’acquisizione. Non sempre, infatti, a un costo di acquisizione minore corrisponde un TCO altrettanto vantaggioso.

Un software di gestione della flotta moderno e basato su cloud, piuttosto che sfogliare confusi fogli di calcolo traboccanti di numeri, consente un’analisi articolata dei costi e di creare report personalizzati per determinare facilmente la spesa totale e controllare meglio le spese variabili. Questa analisi consente inoltre di tenere traccia delle risorse per determinare correttamente le attività di manutenzione preventiva e sviluppare una strategia di sostituzione del veicolo ottimizzando il valore residuo.

I report possono essere generati automaticamente integrando anche fonti dati diverse, consentendo di analizzare i dati e presentare facilmente informazioni strategiche per mettere in opera decisioni operative efficaci.

2 Gestire le spese di carburante

Il carburante è senz’altro la voce di spesa più significativa nella gestione di una flotta. Certamente non è possibile avere il controllo sul prezzo del carburante, tuttavia è sempre possibile mettere in atto una strategia di gestione e di riduzione della spesa per il carburante.

Poiché il carburante è un costo variabile, è fondamentale monitorare i costi e i consumi di ciascuna risorsa. Tracciando tutti gli acquisti di carburante, è possibile determinare non solo il costo medio per Kilometro, prevedendo le spese future, ma anche trarre considerazioni sugli stili di guida dei veicoli e quanto questi incidano sui costi di gestione della flotta.

Detto questo, cercare di tenere il passo con le spese per carburante e inserirle manualmente in un foglio di calcolo è un’attività che richiede un enorme impegno di tempo. Il monitoraggio delle tendenze e il confronto del chilometraggio dei singoli asset è più difficile quando è necessario dare la caccia ai dati.

Per analizzare facilmente le informazioni sulla tua spesa di carburante, un software di gestione della flotta è un alleato fondamentale. I conducenti possono facilmente registrare le voci di carburante in un’app mobile, risparmiando tempo ed eliminando i colli di bottiglia delle informazioni.

3 Affina il tuo piano di manutenzione

Uno dei modi migliori per ridurre i costi della flotta è adottare una strategia di manutenzione proattiva. Si verificano sempre circostanze che rendano necessarie attività di manutenzione non pianificate, ma se non si mantengono correttamente le risorse, si è soggetti a tempi di fermo e spese impreviste che gravano sul bilancio dell’organizzazione.

Un programma di manutenzione preventiva (PM) assicura che le risorse siano mantenute in buono stato mantenendosi al passo con la manutenzione ordinaria, i cambi dell’olio e la sostituzione delle parti.

Con il software di gestione della flotta, è possibile impostare promemoria mobili, in modo da non perdere mai una manutenzione. Queste notifiche ottimizzano i tempi di attività e prevengono le spese non necessarie.

Sia che tu stia eseguendo la manutenzione internamente o esternalizzando presso terze parti, il software di gestione della flotta fornisce comunicazioni senza interruzioni per aiutare i tecnici ad agire rapidamente per rimettere in circolazione i veicoli.

Gli ordini di lavoro interni consentono di pianificare attività dettagliate e tenere traccia del servizio per garantire la produttività. Memorizzare tutti gli ordini di lavoro in un’unica posizione rende più semplice l’organizzazione e impedisce di perdere traccia dello storico così come di trascurare gli eventi programmati.

Un flusso di lavoro informatizzato e la possibilità di accedere a una cronologia dettagliata della manutenzione consentono di analizzare e affrontare rapidamente le attività di manutenzione.

Effettuando internamente le attività di manutenzione e dovendo mantenere un inventario delle componenti e delle parti di ricambio, poi, è di fondamentale importanza la possibilità di disporre di un sistema di gestione del magazzino ricambi, controllando i livelli di inventario e la disponibilità delle parti di ricambio, ottimizzando l’assortimento delle componenti in base alle effettive necessità della manutenzione.

4 Scegli la giusta dimensione della flotta

Il dimensionamento corretto della flotta è il passo fondamentale per ridurre la manutenzione, la spesa in carburante e il costo complessivo della flotta aziendale.

I fattori principali per il corretto dimensionamento corretto della flotta sono l’utilizzo delle singole risorse e la sostituzione dei veicoli. Presta la giusta attenzione a come stai utilizzando le tue risorse e se le politiche e gli stili di utilizzo stanno pesando negativamente sul bilancio della tua organizzazione. Stai effettivamente utilizzando i veicoli al massimo delle loro capacità? Le risorse ferme o sottoutilizzate accumulano spese e perdono valore di giorno in giorno: prendere in considerazione la loro vendita può contribuire al consolidamento del parco veicoli e alla riduzione dei costi operativi, massimizzando l’efficienza delle risorse rimanenti.

Analizzare i dati di utilizzo con un software di gestione delle risorse consente di valutare le operazioni, analizzare i costi e ottimizzare l’utilizzo delle risorse. Con tutti i dati sui costi operativi in ​​una posizione centralizzata, il team può facilmente avere un colpo d’occhio sulla composizione e l’uso delle risorse per prendere decisioni importanti sul dimensionamento corretto della flotta.

5 Sviluppare un piano di sostituzione del veicolo

Monitorando l’utilizzo delle risorse attraverso un software di gestione della flotta veicoli è possibile scoprire che alcune risorse sono sottoperformanti o troppo spesso indisponibili per manutenzione, causando spese non pianificate e tempi di fermo significativi.

Per quanto la sostituzione di un veicolo possa sembrare scoraggiante e costosa, mantenere veicoli che necessitano costantemente di manutenzione può comportare – a lungo termine –  un costo di gestione del tutto irragionevole.

Come già accennato, la spesa in carburante e i in manutenzione contribuisce in maniera decisiva ai costi di gestione del parco automezzi: mettere a punto un piano di sostituzione del veicolo,  prendere in considerazione l’upgrade della propria flotta a veicoli a un più basso tasso di consumo o ad alimentazione alternativa può contribuire a elaborare una strategia di risparmio efficace sul medio/lungo periodo calibrando gli investimenti in maniera più oculata.

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