L’affitto di uno stabile o di un appartamento agli inquilini non termina con la sottoscrizione di un contratto o la consegna delle chiavi. Si tratta piuttosto di un processo che richiede attenzione in fasi diverse, ciascuna delle quali richiede un attento monitoraggio. La gestione dinamica delle locazioni di più esercizi immobiliari residenziali o commerciali potrebbe, in effetti, trarre un beneficio evidente dall’adozione di un software gestione affitti che renda il processo coerente e organizzato, fornendo anche agli inquilini un servizio migliore.
Sappiamo che la gestione della proprietà immobiliare comporta l’attenzione a molti elementi che a volte rendono il proprietario o il gestore frustrato e stressato. Quando si tratta di gestire un portafoglio eterogeneo di immobili sparsi in varie località, ciascuno con necessità di manutenzione differenti, contratti di locazione e scadenze diverse, spesso sottoposti a normative particolari, garantire un’amministrazione efficiente è un compito particolarmente impegnativo.
Ognuno degli aspetti menzionati comporta spesso un aspetto burocratico che si riflette nella produttività e nelle prestazioni in una gestione che aderisce a pratiche convenzionali come scartoffie o fogli di calcolo sparsi e difficili o lenti da aggiornare.
I progressi consentiti dalle soluzioni gestionali informatiche – soprattutto con l’esplosione delle tecnologie web di ultima generazione – offrono ormai una gamma di soluzioni per la gestione delle proprietà immobiliari e software di gestione affitti capaci di semplificare il lavoro di amministrazione e ottimizzare la redditività del patrimonio immobiliare.
Investire in un software di gestione locazioni adatto trasforma il modo in cui agenti immobiliari o proprietari amministrano le proprietà. Che si tratti di piccoli patrimoni privati, grattacieli o hub commerciali dedicati, un software di gestione della proprietà può portare controllo, efficienza e redditività a un livello superiore. La necessità di cambiare diventa più evidente poiché i metodi convenzionali spesso non sono riusciti a dimostrare livelli esemplari di gestione della proprietà immobiliare.
Secondo l’esperienza familiare offerta da ogni gestionale, il software presenta una pratica ‘scrivania’ da cui il proprietario può semplicemente visualizzare, monitorare ed effettuare le attività quotidiane collegate alla gestione di ogni immobile. Garantire la regolarità dei pagamenti, il controllo delle spese di gestione e manutenzione e il rispetto delle scadenze fiscali, è un obiettivo facilmente raggiungibile adottando un software di gestione delle proprietà immobiliari o un software di gestione affitti.
La chiave è optare per la soluzione giusta, capace di semplificare la vita dei proprietari e dei gestori di patrimoni immobiliari e di migliorare la produttività e la soddisfazione degli utenti coinvolti.
gestione manuale degli immobili in affitto?
In Proveco abbiamo accumulato anni di esperienza nello sviluppo di software gestionali e abbiamo affiancato centinaia di organizzazioni proponendo una soluzione modulare per la gestione degli immobili di proprietà e in locazione: il nostro software REM è il risultato dell’applicazione su centinaia di casi concreti, sui quali possiamo basare alcune considerazioni per formulare alcuni considerazioni in vista della scelta della soluzione adeguata alla propria realtà.
Un buon software di gestione affitti si distingue per la facilità d’uso
Il primo obiettivo di un software di gestione è facilitare le cose. Un software con un’interfaccia utente poco intuitiva e / o processi contorti, difficile da operare, vanifica il suo stesso scopo. Il miglior software ha un’interfaccia e una navigazione intuitive e dashboard (scrivanie) semplici ma potenti.
Dal punto di vista delle funzionalità un software di gestione della proprietà deve automatizzare i processi di routine relativi a riscossioni, scadenze, rinnovi e altre funzioni ripetitive. Anche funzionalità di ricerca articolata per campi come titolare del contratto di locazione / inquilino, nome, tipologia, posizione della proprietà o qualsiasi altro identificatore pertinente, consentono di trovare facilmente tutte le informazioni necessarie presentandole in modo facile da consultare.
Ogni buon software, inoltre, è ora accessibile dai dispositivi mobili o con app dedicate, rendendo molto facile e conveniente accedere alle informazioni aggiornate non solo dalla postazione di lavoro in ufficio, magari durante ispezioni sul campo. La progettazione responsabile o un approccio di progettazione mobile-first migliora la facilità d’uso di tali soluzioni di mobilità.
Una buona soluzione di gestione degli affitti ha una robusta infrastruttura tecnologica
Ogni gestore di proprietà immobiliari è diverso dall’altro. Si tratta in alcuni casi di privati, in altri di aziende, in altri ancora di enti o pubbliche amministrazioni. Ciascuno di questi può avere una diversa competenza, maturità e struttura tecnica.
Alcuni potrebbero sentirsi a proprio agio a sperimentare tecnologie nuove ma non dimostrate, che possono offrire enormi vantaggi ma comportare anche il rischio di arresti anomali. Altri preferiscono la stabilità al potenziale. In entrambi i casi, il cloud sta rapidamente diventando insostituibile.
Il software basato su cloud riduce i costi e le seccature per acquisto e installazione di hardware e software o della gestione dei database sui server interni. I dati risiedono su Internet, consentendo l’accesso ovunque e in qualsiasi momento, da qualsiasi dispositivo. Inoltre, risparmiano alle attività onerosi costi gestionali come la conformità a complesse normative di privacy e sicurezza, l’esecuzione di backup, l’aggiornamento del codice a intervalli regolari e altri problemi amministrativi.
Le società di gestione della proprietà che inseriscono sul cloud i loro dati chiave come informazioni sui contratti di affitto, rapporti finanziari, documenti e qualsiasi altra cosa possono semplificare le operazioni, risparmiando così tempo e riducendo i costi.
Le funzionalità di sincronizzazione migliorano un software gestione affitti
Le soluzioni intelligenti, in particolare le soluzioni web basate sul cloud, sfruttano le ultime novità che offre la tecnologia per migliorare le capacità di gestione della proprietà immobiliare e degli immobili in locazione. La facilità di integrazione con fonti dati esterne e la centralizzazione di tutti i dati relativi al portafoglio immobiliare gestito, accelerano e migliorano i processi interni, rendendo più efficiente l’intero business. Le facili funzionalità di tracciamento offerte rendono le parti interessate, in particolare i fornitori di servizi, più responsabili.
L’elenco delle funzionalità è una spada a doppio taglio
Un lungo elenco di funzioni non è l’unica indicazione per scegliere il software giusto. In effetti, un’applicazione con troppe funzionalità potrebbe gonfiarsi e offrire un’esperienza utente scadente. Il trucco per orientarsi tra le diverse soluzioni offerte e adottare la più adatta alla propria realtà è assicurarsi che disponga di tutte le funzionalità necessarie al proprio flusso di lavoro, magari con una struttura modulare capace di adattarsi a scenari di utilizzo differenti. A parte tutto, la decisione di optare per un software di gestione della proprietà affidabile inizia con la valutazione delle esigenze.
Un proprietario, un agente immobiliare o il titolare di una società di gestione della proprietà deve prima considerare se il software può effettivamente rivelarsi un vantaggio e migliorare il proprio processo aziendale. E’ necessario capire in anticipo a cosa può servire il software, in termini di obiettivi di performance gestionale, e dare la priorità all’elenco delle funzionalità per vincere quella sfida.
In vista della scelta di una soluzione software adeguata alla propria gestione possiamo farci alcune domande utili a chiarirci un po’ le idee:
- Quali sono i problemi chiave affrontati e in che modo il software potrebbe risolverli?
- La mobilità è un’opzione utile al lavoro, tale da richiedere una versione per app mobile compatta e maneggevole?
- Nel software sono necessari portali self-service per soddisfare le esigenze di clienti o inquilini?
- Il software deve avere funzionalità di contabilità e gestire grandi volumi di richieste di manutenzione?
Ad esempio, se l’obiettivo principale è la gestione degli affitti, assicurati di avere le funzionalità che corrispondano a questa priorità. Altre funzionalità, come la reportistica sulla conformità o gli strumenti di comunicazione, sono utili componenti aggiuntivi e potrebbero non essere al centro della soluzione.
Le applicazioni mobili sono particolarmente utili per scopi specifici e possono mettere a disposizione funzionalità diverse a seconda degli obiettivi e degli attori coinvolti nel processo. Il gestore della proprietà potrebbe essere particolarmente interessato alla gestione delle scadenze periodiche, tendendo traccia di pagamenti ed eventuali morosità. Il responsabile tecnico, viceversa, sarà più interessato alla gestione delle manutenzioni programmate o straordinarie, avendo magari a disposizione funzionalità mobili per la localizzazione degli immobili o il tracciamento delle richieste di assistenza.
Una soluzione efficiente di gestione, comunque, è spesso progettata con una struttura modulare capace di adattarsi a diverse realtà e scenari di utilizzo, senza trascurare aspetti essenziali di sicurezza per la protezione di dati sensibili e personali che presentano requisiti di conformità legislativa particolarmente impegnativi.
Le funzionalità di reporting sono essenziali in un software per la gestione affitti
Un’altro aspetto cruciale nella scelta di un software efficiente nella gestione degli affitti e delle proprietà immobiliari, indipendentemente dalla funzionalità, è la capacità di offrire report avanzati e personalizzabili. La capacità di generare report dinamici fa risparmiare tempo ai gestori di proprietà e consente facilmente di avere il polso della gestione e prendere decisioni strategiche basate sui dati reali piuttosto che su interpretazioni personali.
Un software adeguato per la gestione delle proprietà e degli immobili in locazione facilita infatti i report dinamici, senza vincolare l’utente ai soli report in alcuni moduli fissi. I maggiori approfondimenti offerti offrono anche una migliore soddisfazione del cliente per le gestioni di patrimoni, nonché la necessaria accountability dovuta nel caso delle amministrazioni pubbliche.
Essenziale è anche la capacità di integrare i report con capacità analitiche, consentendo ai gestori di proprietà di ottenere approfondimenti da dati grezzi in un formato fruibile e di facile utilizzo.
Un buon software di gestione degli affitti è ottimizzato per il budget
Alcune amministrazioni, allettate dalle funzionalità offerte, possono trascurare il cruciale fattore dei costi. Nel campo delle soluzioni business professionali non c’è spazio per il gratis e anche il software open source presenta costi di sviluppo, personalizzazione e implementazione a volte sorprendenti.
Con una soluzione web, poi, fattori come hosting, connettività o – peggio – acquisto di software e hardware dedicati sono fattori cruciali da tenere in considerazione. Adottare una soluzione di successo per la propria gestione vuol dire quindi coinvolgere sin dall’inizio consulenti esperti in grado di ottimizzare le caratteristiche e le funzionalità entro i limiti del budget disponibile, senza sacrificare la qualità e adattando la propria offerta a scenari gestionali spesso tra loro completamente differenti.
Il mercato degli investimenti immobiliari gestito professionalmente vale globalmente un’elevata percentuale della ricchezza prodotta nel nostro Paese, ma tradizionalmente è rimasto indietro rispetto alla grande innovazione tecnologica che ha investito ogni settore dell’economia. Tuttavia, molte aziende innovative stanno cambiando le cose e la tecnologia è pronta a migliorare in modo significativo l’esperienza di gestori e proprietari grazie a strumenti gestionali sempre più evoluti.
Scegliere un fornitore flessibile e competente, con risultati confermati in anni di esperienza, è forse il fattore più importante per dotarsi di una soluzione di gestione degli affitti e degli immobili di proprietà.
Anche tu sei stanco delle approssimazioni e vuoi prendere decisioni basate sui dati reali per migliorare o risultati della tua gestione degli immobili in affitto ? Contatta un esperto Proveco e scopri i vantaggi concreti di una nostra soluzione.
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