5 consigli per un’efficace gestione della flotta veicoli

By Redazione 2 mesi agoNo Comments
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La gestione efficiente di una flotta di veicoli aziendali è un’operazione complessa che rientra a pieno titolo nel numero delle attività strategiche di un’impresa. Oggi per le aziende, ottenere risparmi marginali attraverso un attento monitoraggio del parco automezzi spesso garantisce guadagni complessivi più che interessanti.

Ma quali sono le priorità da non trascurare per impostare una gestione virtuosa del parco auto aziendale? Con 25 anni di esperienza nella progettazione di soluzioni gestionali delle flotte auto, in Proveco possiamo dire di aver maturato una certa competenza sul campo: vediamo insieme alcuni suggerimenti tratti dalla nostra esperienza.

 

1. Consolidare la gestione

Dimenticate i fogli di calcolo sparsi o le applicazioni locali che raccolgono dati importanti ma difficili da condividere e analizzare. Oggi gli standard tecnologici sono talmente evoluti da consentire di raccogliere in un’unica soluzione tutti i dati provenienti da fonti diverse. Fatture dei fornitori (società di noleggio, carburanti, manutenzione), informazioni su veicoli e conducenti, attrezzature e ricambi.

Raccogliere e conciliare tutti questi dati può essere difficile quando il parco veicoli raggiunge una certa dimensione. L’esercizio è ancora più complesso per le grandi aziende, quando è necessario gestire diversi centri di assegnazione e/o rifatturazione tra società controllate.

Consolidare e centralizzare i dati con l’aiuto di un sistema informativo integrato e accessibile via web è ormai lo standard nella gestione di dati complessi, permettendo di controllare meglio e ottimizzare i costi della flotta attraverso strumenti di analisi e reportistica per  tutte le attività di monitoraggio disponibili  per tutte le filiali e/o agenzie.

2. Verificare il chilometraggio

Un record preciso dei chilometraggi è essenziale per gestire i budget di carburante. Il chilometraggio è un costo variabile che fluttua costantemente,  ma è anche un costo controllabile, che nel caso di una grande flotta può avere effetti significativi sul budget  di esercizio. Con il carburante che può rappresentare tra il 20% e il 30% del costo di un veicolo per tutta la sua durata, il controllo attento di chilometraggi e consumi può comportare economie davvero significative.

Pertanto, è consigliabile che le aziende monitorino sia la distanza percorsa dai veicoli sia le quantità di carburante consumate. Analizzando simultaneamente queste due variabili, otteniamo un panorama molto più accurato che studiando solo uno di questi parametri. Ciò consente di comprendere meglio il comportamento di guida, identificare possibili miglioramenti e offrire una formazione su misura per i propri dipendenti che consenta un ROI (Return On Investment) reale.

3. Pianificare il numero di veicoli

Tanto maggiori sono le dimensioni della flotta, tanto più rilevanti saranno i costi di gestione del parco automezzi. Non è possibile ridurre il numero dei veicoli senza per questo impattare negativamente  sul livello di servizio per gli utilizzatori?

Effettivamente sì, impostando una politica di mobilità più sostenibile che incentivi la condivisione dei veicoli tra diversi utilizzatori. A questo scopo le politiche di Car Sharing e Car Pooling aziendale sono oggetto di un’attenzione sempre maggiore da parte delle imprese che gestiscono un parco veicoli importante.

Inutile dire che la tecnologia informatica ancora una volta offre strumenti in grado di gestire scenari anche notevolmente complessi, ottimizzando la gestione della disponibilità dei veicoli e la loro condivisione in azienda.

4. Programmare la manutenzione

L’uso e le condizioni di veicoli e altre attrezzature sono fondamentali per la sostenibilità del patrimonio della flotta. Definire e mantenere una politica chiara sui controlli sono attività indispensabili alla protezione degli asset aziendali, aiutando inoltre a mantenere una cronologia utile nella protezione in caso di reclamo o contenzioso relativo agli obblighi di sicurezza.

Coinvolgere i dipendenti e informarli con notifiche periodiche contribuisce a promuovere gli standard di una buona gestione della manutenzione della flotta veicoli. Se restano incomprensioni o domande, non esitare a mettere in atto una formazione adeguata che ricorderà le basi su questo argomento e, infine, ridare fiducia ai dipendenti.

5.  Esternalizzare alcune attività

Alcune attività di monitoraggio delle flotte (come integrazione dei dati dei fornitori, generazione di reportistica o gestione delle multe) possono diventare attività noiose che richiedono molto tempo al gestore della flotta. Collaborando con un partner che supporti queste attività, il gestore può dedicare più tempo ad attività ad alto valore aggiunto, come:

  • Analisi e ottimizzazione dei costi e dei dati della flotta;
  • Ricerca, confronto e negoziazione dei fornitori;
  • Ottimizzazione fiscale;
  • Gestire il rapporto con i conducenti e implementare car policy efficaci nella riduzione dei costi di gestione.

Ecco, in estrema sintesi, le priorità per qualsiasi politica efficace di gestione di una flotta veicoli. Certo, ogni azienda ha le proprie particolarità; esigenze che consigliano sempre una ‘declinazione’ personale di queste poche considerazioni.

Per questo abbiamo investito tante delle nostre energie nella progettazione di una soluzione software modulare e personalizzabile come Map: il nostro sistema informativo per la gestione delle flotte auto, capace di adattarsi alle realtà aziendali più diverse ma fornendo sempre un set di strumenti in grado di supportare il management nella gestione ottimale di un asset importante come la flotta degli automezzi dell’azienda.

Contattateci e richiedete una consulenza personalizzata per scoprire come Map potrebbe trasformare le attività di gestione della vostra flotta veicoli, offrendo tutti gli strumenti per l’ottimizzazione e il controllo dei costi.

 

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